Priorytetyzacja zadań w projekcie eCommerce

Projekt rozwoju sklepu eCommerce to złożone przedsięwzięcie, które wymaga strategicznego partnerstwa i wzajemnego zrozumienia pomiędzy klientem a wybraną agencją eCommerce. Priorytetyzacja zadań odgrywa kluczową rolę w tym procesie, umożliwiając zespołowi skupienie się na istotnych funkcjonalnościach oraz dokładne oszacowanie budżetu i czasu potrzebnego na realizację projektu. Priorytetyzacja zadań jest niezwykle ważna dla skutecznego zarządzania projektem, ponieważ pozwala na efektywne wykorzystanie zasobów i zwiększa szanse na osiągnięcie założonych celów.

Proces priorytetyzacji zadań jest uzależniony od różnych czynników, które mogą go zarówno ułatwić, jak i utrudnić. Warto rozważyć zastosowanie różnych technik i metod ustalania priorytetów, takich jak macierz Eisenhowera, technika MoSCoW czy zasada Pareto, które pomagają w efektywnym planowaniu projektów eCommerce. Mając to na uwadze, rozpocznijmy dzisiejszy blog od omówienia kluczowych aspektów przygotowania do projektu eCommerce.

Przygotowanie do projektu obejmuje analizę potrzeb biznesowych, określenie celów oraz zdefiniowanie zakresu prac. Właściwe ustalanie priorytetów jest kluczowe dla osiągnięcia sukcesu projektu, ponieważ pozwala skupić się na najważniejszych zadaniach i efektywnie zarządzać czasem oraz zasobami.

Przygotowanie do projektu eCommerce

Na początek porozmawiajmy ogólnie o ustalaniu priorytetów projektów. Pierwszym istotnym elementem projektu eCommerce jest to, jak klient przygotowuje się do współpracy z agencją wdrożeniową. Doskonałym sposobem na przygotowanie się do projektu eCommerce jest przeprowadzenie warsztatu wewnętrznego, podczas którego klient wraz z zespołem definiuje cele projektu i potrzeby firmy – mniej lub bardziej szczegółowo. Jasne określenie celów projektu jest kluczowe, ponieważ wpływa na dalsze planowanie, wyznaczanie zakresu, priorytetów oraz harmonogramu działań. Warto w tym celu zastosować technikę priorytetyzacji, taką jak metoda MoSCoW.

Skrót MoSCoW oznacza cztery kategorie: must-have (musi mieć), should-have (powinno mieć), could-have (mogłoby mieć) oraz won’t-have (nie będzie miało/nie będzie miało teraz). Nazwa tej metody pochodzi od pierwszych liter nazw poszczególnych kategorii. Celem tej metody jest dostarczenie informacji na temat ważności poszczególnych funkcji, aby agencja mogła podejmować decyzje dotyczące tego, na czym skupić swoje wysiłki i zasoby. Dzięki temu kluczowe i bardziej złożone zadania są realizowane w pierwszej kolejności, a efekty projektu spełniają najważniejsze cele i wymagania klienta.

Warto porównać MoSCoW z innymi technikami priorytetyzacji, takimi jak metoda ABC, które również opierają się na podziale zadań na kategorie według ważności i pilności. Metoda ABC polega na klasyfikacji zadań według ich ważności, co ułatwia skupienie się na najważniejszych działaniach i efektywne zarządzanie czasem.

Trzeba jednak pamiętać, że każdy projekt i poszczególne zadania zależą od specyfiki firmy oraz jej potrzeb. Na przykład niektórzy klienci posiadają już sklep eCommerce i chcą go przenieść na nową platformę, podczas gdy inni dopiero zaczynają i mają jedynie wizję swojego pierwszego sklepu. Gdy klienci mają już swoją stronę internetową, naturalnie chcą, aby była ona co najmniej tak dobra jak poprzednia, a także aby oferowała wybrane nowe funkcjonalności, zachowując jednocześnie te elementy, które dotychczas się sprawdzały. W takiej sytuacji priorytetyzacja zadań jest kluczowa już na samym początku projektu, aby mieć pewność, że nowa strona będzie ściśle odzwierciedlać wytyczne firmy. Podział zadań według ważności i pilności pozwala lepiej zarządzać czasem i zasobami, minimalizując ryzyko opóźnień i konfliktów.

W drugim przypadku, czyli w tzw. projekcie „greenfield”, firma tworzy zupełnie nową witrynę eCommerce, co daje większą elastyczność i możliwość rozwijania projektu w trakcie realizacji zadań. Mimo to, zaleca się, aby klient miał w zespole CTO lub dewelopera z wiedzą techniczną. Obecność takiego eksperta ułatwia firmie skuteczne przekazywanie wymagań agencji i pomaga w mapowaniu funkcjonalności wspólnie z agencją eCommerce.

W obu przypadkach priorytetyzację należy rozpocząć jak najszybciej.

Dlaczego ważne jest, aby określić najważniejsze wyzwania na samym początku projektu?

Czasami proces priorytetyzacji rozpoczyna się już na etapie sprzedaży, kiedy możliwe jest oddzielenie poszczególnych części wyceny na podstawie budżetu klienta i początkowych wymagań. Klient powinien jak najszybciej wybrać najważniejsze funkcjonalności dla swojego sklepu, skupiając się na najważniejszych zadaniach oraz tych o najwyższym priorytecie, ponieważ mają one największy wpływ na architekturę projektu i wybór technologii. W ten sposób agencja wie, jakie są kluczowe wyzwania i na których aspektach należy skupić się w pierwszej kolejności. Ustalanie priorytetów pozwala na efektywne wykorzystanie zasobów i osiągnięcie celów w krótszym czasie. Dodatkowo umożliwia to oszacowanie wymaganego budżetu oraz możliwego terminu realizacji. Umożliwia to wydajniejszą pracę wszystkich członków zespołu, ponieważ zajmują się oni tylko najbardziej pilnymi zadaniami z punktu widzenia projektu, co przekłada się na bardziej efektywne wykorzystanie zasobów dzięki skupieniu się na kluczowych zadaniach. Ograniczenie liczby zadań na liście zadań pomaga w lepszej organizacji pracy i zwiększa efektywność.

Warto wspomnieć, że każda platforma eCommerce jest inna i ma swoje najlepsze zastosowania. Cele biznesowe oraz wymagania dotyczące strony internetowej determinują, która z platform będzie najlepsza dla danego projektu. Dlatego zawsze warto poprosić doświadczonych deweloperów lub agencje o wyjaśnienie mocnych i słabych stron danego rozwiązania oraz dlaczego jest ono najlepsze dla projektu.

Prowadzenie warsztatów – ustalenie priorytetów zadań

Podczas warsztatów z klientem agencja przegląda początkowe wymagania zebrane podczas wyceny i dalej współpracuje z klientem w celu stworzenia backlogu. Zarządzanie zadaniami i stosowanie różnych technik priorytetyzacji, takich jak technika MoSCoW, macierz Eisenhowera czy zasada Pareto, pozwala skutecznie ustalać priorytety i optymalizować proces realizacji projektu.

Backlog to uporządkowana lista zadań, funkcji, poprawek, wymagań i innych elementów niezbędnych do ukończenia projektu. W backlogu należy uwzględnić zależności między zadaniami oraz konieczność ich realizacji w określonym czasie. Niektóre zadania muszą zostać wykonane w pierwszej kolejności, ponieważ mają najwyższy priorytet, a inne mogą być mniej pilne i zaplanowane na później. Elementy te zazwyczaj wynikają z planowania produktu i są priorytetyzowane w celu maksymalizacji wartości projektu dla klienta. Backlog jest dynamiczny i zmienia się w miarę postępów projektu oraz zmiany potrzeb i priorytetów. Dzięki temu zespół projektowy i klient mogą śledzić postępy i określać, co jeszcze należy zrobić, aby projekt eCommerce zakończył się sukcesem.

Jednak nie wszystkie elementy w backlogu są uwzględnione w MVP (Minimum Viable Product), czyli wersji produktu z minimalną ilością funkcji niezbędnych do zaspokojenia początkowych potrzeb użytkowników i zebrania opinii. Celem MVP jest szybkie wejście na rynek przy minimalizacji zasobów i czasu. Zadania o wysokim priorytecie i najwyższym priorytecie powinny znaleźć się w MVP, ponieważ są kluczowe dla osiągnięcia celów biznesowych. Backlog projektu może zawierać wiele funkcji i zadań uznanych za wartościowe dla końcowego produktu, ale nie wszystkie są niezbędne do stworzenia MVP. Wersja MVP strony internetowej jest głównie determinowana przez dostępne zasoby (głównie budżet i czas). Skuteczna priorytetyzacja i optymalizacja procesów pozwala na lepsze wykorzystanie czasu i energii zespołu projektowego.

Biorąc to pod uwagę, warsztaty projektowe są momentem, kiedy agencja i klient mogą szczegółowo omówić wymagania, podzielić się pomysłami i uzgodnić kierunek projektu. Naturalnie jest to również czas na wyjaśnienie klientowi, jak wdrożyć jego pomysły i dlaczego określone funkcjonalności są kluczowe dla projektu. W trakcie warsztatów warto delegować zadania członkom zespołu i innym członkom zespołu, co pozwala rozwijać ich umiejętności oraz efektywnie zarządzać obciążeniem pracą. Jak już wcześniej wspomniano, najlepiej skupić się na aspektach, które przynoszą największą wartość dla sklepu internetowego i i podzieleniu zadań w zespole. Dodatkowo agencjaDodatkowo, agencja eCommerce z licznymi projektami na swoim koncie może doradzić, jak niektóre zadania można wykonać inaczej lub które funkcjonalności mogą być zbędne. Na przykład, firma XYZ potrzebuje funkcjonalności, której opracowanie wymagałoby 50+ godzin, podczas gdy istnieją platformy oferujące tę funkcjonalność out-of-the-box i wymagające jedynie dostosowania. Podział zadań na cztery grupy według ważności i pilności (np. macierz Eisenhowera) ułatwia zarządzanie priorytetami i pozwala efektywnie planować działania.

Innym przykładem może być potrzeba integracji sklepu eCommerce z systemem zarządzania relacjami z klientami (CRM), podczas gdy wtyczka do automatyzacji marketingu mogłaby w zupełności wystarczyć dla obecnych potrzeb firmy. Zadania wymagające natychmiastowej uwagi powinny być realizowane w pierwszej ćwiartce macierzy Eisenhowera. Nawet jeśli sytuacja się zmieni i firma zacznie się rozwijać, system CRM można zintegrować po wypuszczeniu wersji MVP projektu, co pozwoli zmniejszyć nakład pracy i skupić się na innych kluczowych aspektach pierwszej wersji strony. Skuteczne zarządzanie zadaniami wymaga rozróżnienia między pilnością a ważnością oraz ustalania ich priorytetów.

Biorąc to wszystko pod uwagę, kiedy klient ma wiele pomysłów na projekt, agencja eCommerce doradza, na czym skupić się najpierw, a które zadania można zrealizować po wypuszczeniu wersji MVP. Lista zadań powinna być regularnie przeglądana i ograniczana do najważniejszych pozycji, aby zapewnić efektywną realizację celów. Technika MoSCoW została opracowana z myślą o zespołach projektowych, aby ułatwić ustalanie priorytetów i skutecznie zarządzać zadaniami w projektach IT oraz eCommerce.

Podział zakresu pracy

Etap warsztatów jest kluczowy dla oszacowania i podzielenia zakresu projektu na mniejsze części. W metodologii „agile” te mniejsze części nazywane są sprintami. Każdy sprint koncentruje się na określonym, priorytetowym podzbiorze ogólnego zakresu pracy, co pozwala zespołowi na osiąganie znaczących postępów w krótkich, regularnych odstępach czasu. W tym procesie szczególną rolę odgrywa ustalanie priorytetów oraz zarządzanie zadaniami w określonym czasie, co zwiększa efektywność realizacji celów. Zespoły projektowe stosują metody optymalizacji procesów, aby zapewnić bardziej efektywne wykorzystanie zasobów dostępnych w projekcie.

Takie podejście umożliwia szybkie dostosowanie się do opinii klientów lub zmian na rynku, kładąc nacisk na bliską współpracę z klientem (lub jego przedstawicielami) oraz ustalania priorytetów zadań przez cały czas trwania projektu. Stała kontrola nad pracą i obecnymi celami zapewnia, że zespół deweloperski zawsze pracuje nad funkcjami, które przynoszą największą wartość dla klienta.

Znaczenie komunikacji

Jak widać, realizacja projektów eCommerce nie jest łatwym zadaniem. Z tego powodu niezbędna jest jasna i precyzyjna komunikacja pomiędzy zespołem agencji eCommerce, a klientem, aby zapewnić zgodność oczekiwań i realizację celów. Metodologia prowadzenia projektu jest często dostosowywana do potrzeb klienta, aby zminimalizować ryzyko jakichkolwiek nieporozumień i opóźnień. Z tego samego powodu najlepiej jest wyznaczyć jedną osobę po stronie klienta, która będzie odpowiedzialna za podejmowanie decyzji. Zachowanie jednolitego stanowiska przez cały czas trwania projektu jest kluczowe dla jego sukcesu.

Na każdym etapie projektu klient ma dostęp do backlogu projektu oraz informacji o zadaniach w toku i tych zakończonych. Ważne jest, aby członkowie zespołu byli na bieżąco informowani nie tylko o postępach, ale także o zależnościach między zadaniami, co pozwala zapewnić płynność realizacji projektu i skuteczne zarządzanie priorytetami. Informowanie o wszelkich obawach związanych z projektem powinno odbywać się jak najszybciej, ponieważ każda zmiana może wpłynąć na budżet i wydłużyć termin realizacji. Należy pamiętać, że kluczem do sukcesu jest tutaj przejrzystość i wzajemne zrozumienie. Dlatego nie należy obawiać się zadawania wielu pytań na każdym etapie projektu.

Podsumowanie

Realizacja projektu eCommerce wymaga starannego planowania i współpracy, co podkreśla kluczową rolę wewnętrznych warsztatów i metod priorytetyzacji. Skuteczna priorytetyzacja oraz stosowanie odpowiednich technik priorytetyzacji są kluczowe dla osiągnięcia sukcesu i celów biznesowych. Ten podstawowy krok zapewnia, że zarówno klient, jak i agencja eCommerce są zgodni co do najważniejszych aspektów projektu, wytyczając jasną ścieżkę rozwoju, niezależnie od tego, czy chodzi o modernizację istniejącego sklepu, czy o tworzenie zupełnie nowego. Efektywna komunikacja, szczegółowe warsztaty oraz strategiczny podział zadań na mniejsze części, takie jak sprinty, są niezbędne nie tylko do zarządzania projektami, ale także do dostosowywania się do jego zmieniających się potrzeb.

Priorytetyzacja tworzenia Minimalnej Wersji Produktu (MVP) pozwala na skoncentrowane i oszczędne wykorzystanie zasobów, a efektywne wykorzystanie dostępnych środków oraz skupienie się na naprawdę ważnych zadaniach prowadzi do osiągnięcia celów projektu. Na każdym etapie tej podróży znaczenie jasnej i ciągłej komunikacji wyróżnia się jako filar sukcesu, zapewniając, że wszystkie strony pozostają w pełnej zgodzie.