Zarządzanie danymi produktowymi w wielu firmach B2B wygląda w następujący sposób: specyfikacje produktów są w systemie ERP, ceny aktualizowane w Excel’u, zespół marketingu trzyma treści w Google Docs, a dokumentacja techniczna leży w kolejnym folderze gdzieś na wspólnym dysku. Kiedy klient pyta o produkt, zespół sprzedaży musi sprawdzić kilka źródeł, żeby podać dokładne informacje.
Takie rozproszone podejście może działać, gdy sprzedaje się kilkadziesiąt produktów przez jeden kanał. Jednak w miarę rozwoju biznesu zaczynają pojawiać się problemy. Nowy wariant produktu trzeba dodać ręcznie we wszystkich systemach. Zmiany cen zajmują kilka dni, zanim dotrą wszędzie. Opisy produktów różnią się między stroną internetową, prezentacjami sprzedażowymi i ofertami na marketplace'ach. Ktoś aktualizuje specyfikacje techniczne w jednym miejscu, ale zapomina o pozostałych.
Problemy zaczynają się pojawiać w momencie wejścia na nowe rynki lub uruchamiania kolejnych kanałów sprzedaży. Każdy marketplace narzuca własne wymagania dotyczące struktury i zakresu danych produktowych. Klienci międzynarodowi oczekują informacji w swoim języku, natomiast odbiorcy B2B wymagają znacznie bardziej zaawansowanych danych szczegółowych specyfikacji technicznych, certyfikatów zgodności czy informacji o kompatybilności, które wykraczają daleko poza potrzeby typowych klientów B2C. W efekcie zespoły coraz więcej czasu poświęcają na ręczne zarządzanie danymi, zamiast koncentrować się na realnym wsparciu sprzedaży.
Właśnie w tym obszarze kluczową rolę odgrywają systemy Product Information Management (PIM). Dzięki centralizacji wszystkich danych produktowych w jednym miejscu oraz ich integracji z platformą eCommerce, PIM eliminuje podstawowe źródło problemów: zamiast utrzymywać te same informacje w wielu systemach, organizacja zyskuje jedno, spójne źródło prawdy, które automatycznie dostarcza aktualne i kompletne dane do każdego kanału sprzedaży.
Czym jest PIM i jak działa w środowiskach B2B?
Systemy Product Information Management (PIM) centralizują wszystkie dane produktowe w jednym miejscu - opisy, specyfikacje techniczne, zdjęcia, ceny, tłumaczenia i wszystko inne, czego firmy eCommerce potrzebują do sprzedaży produktów. Pomyśl o tym jak o głównej bazie danych, która staje się jednym źródłem danych dla całego katalogu produktów.
W praktyce PIM zbiera informacje z różnych źródeł (np. systemu ERP, danych od dostawców, zespołu marketingu, dokumentacji technicznej) i organizuje je w uporządkowany sposób. Zamiast przeglądać wiele systemów, sklep zarządza wszystkim przez jeden interfejs. Kiedy informacja o produkcie zostaje zaktualizowana, ta zmiana automatycznie trafia do platformy eCommerce, marketplace'ów, prezentacji sprzedażowych i każdego innego używanego kanału.
Dla firm B2B PIM staje się szczególnie wartościowy, bo relacje hurtowe są bardziej skomplikowane niż typowa sprzedaż detaliczna. Produkty mogą mieć wiele wariantów, niestandardowe konfiguracje czy komponenty, które trzeba sprzedawać razem.
PIM radzi sobie z tą złożonością, zarządzając relacjami między produktami, organizując atrybuty specyficzne dla B2B (jak MOQ (Minimum Order Quantity), czasy realizacji czy rabaty wolumenowe i wspierając wiele języków oraz walut dla międzynarodowego eCommerce. Na przykład, system zapewnia, że niemiecki dystrybutor widzi dokładne specyfikacje po niemiecku z cenami w EUR, podczas gdy polski klient dostaje te same informacje o produkcie po polsku z cenami w PLN - wszystko zarządzane z jednej centralnej bazy danych.
Największe wyzwania w zarządzaniu danymi produktowymi w B2B
Żeby lepiej zrozumieć, dlaczego PIM staje się często niezastąpiony, przyjrzyjmy się konkretnym wyzwaniom, przed którymi stoją firmy B2B zarządzając informacjami o produktach.
Wiele źródeł danych
Przy rozproszonej strukturze danych każdy zespół często utrzymuje własne wersje informacji - marketing osobno opisy i zdjęcia, działy techniczne certyfikaty i dokumentację, sprzedaż niestandardowe prezentacje. Synchronizacja staje się niemożliwa do utrzymania, a błędy przy ręcznym przepisywaniu danych nieuniknione.
Złożone struktury produktów
Produkty B2B rzadko są prostymi, pojedynczymi pozycjami. Wiele produktów posiada dziesiątki wariantów w zależności od rozmiaru, koloru, materiału czy specyfikacji technicznych. Część produktów pozwala klientom samodzielnie wybierać komponenty. Inne oferowane są jako gotowe zestawy lub pakiety dostosowane do segmentu klienta. Do tego dochodzą akcesoria i kompatybilne produkty, które trzeba odpowiednio połączyć. Tradycyjne platformy eCommerce mają problem z dokładnym przedstawieniem tych relacji.
Wymagania wielojęzyczne i wielowalutowe
Sprzedaż międzynarodowa oznacza oferowanie katalogu produktów w wielu językach z odpowiednimi tłumaczeniami. Chodzi nie tylko o nazwy produktów, ale szczegółowe specyfikacje techniczne, dodatkowe zalecenia, i materiały marketingowe. Każdy rynek potrzebuje też prezentowania cen w lokalnej walucie.
Wymagania partnerów i klientów
Klienci B2B i partnerzy dystrybucyjni mają często specyficzne wymagania dotyczące danych produktowych. Jeden marketplace wymaga konkretnego formatu XML. Główny dystrybutor potrzebuje codziennych aktualizacji cen przez API. Partnerzy detaliczni oczekują zdjęć wysokiej rozdzielczości w określonych wymiarach. Klienci korporacyjni żądają szczegółowych kart technicznych w formacie PDF.
Jak integracja PIM z platformami eCommerce wspiera procesy B2B
Spójrzmy teraz jak systemy PIM eliminują częste problemy z zarządzaniem informacją produktową w sklepach B2B.
Jedno źródło prawdy
Jak wcześniej wspomnieliśmy, PIM staje się centralną bazą danych, która zasila wszystkie kanały, takie jak sklep internetowy, marketplace'y, czy aplikacje mobilne. Kiedy zaktualizujesz specyfikację raz, zmiana automatycznie rozchodzi się wszędzie, eliminując potrzebę szukania najnowszej wersji czy weryfikowania, który system ma poprawne dane.
Automatyczna dystrybucja produktów
Dodawanie produktów odbywa się przez jeden interfejs. Firmy mogą łatwo wprowadzić szczegółowe informacje, zdjęcia i atrybuty w PIM, zanim rozdystrybuują je do platformy eCommerce. System obsługuje tworzenie wariantów, kategorii i formatowania odpowiedniego dla danego kanału, przekształcając godziny manualnej pracy w proces zajmujący minuty.
Walidacja danych przy wprowadzaniu
System waliduje dane w trakcie ich wprowadzania. Wymagane pola, zasady formatowania i sprawdzanie atrybutów zapewniają kompletność, zanim cokolwiek wejdzie na żywo. Problemy są wychwytywane podczas konfiguracji, a nie odkrywane przez klientów przeglądających sklep.
Lepsze przepływy pracy
Zespoły mogą pracować jednocześnie bez przeszkadzania sobie nawzajem. Marketing wzbogaca opisy produktów, podczas gdy menedżerowie produktu aktualizują specyfikacje, a sprzedaż ma dostęp do aktualnych danych - wszystko z tego samego centralnego systemu. Zmiany pojawiają się natychmiast w całej organizacji, eliminując wymianę wiadomości w celu weryfikacji, kto ma najnowsze informacje.
Który PIM pasuje do Twojego biznesu B2B?
Chociaż na rynku dostepne jest wiele rozwiązań PIM, przyjrzyjmy się tym trzem popularnym opcjom, które szczególnie dobrze współpracują z B2B eCommerce: Ergonode, Pimcore i Akeneo. Każde z nich podchodzi inaczej do zarządzania danymi produktowymi.
Ergonode sprawdza się najlepiej dla firm potrzebujących prostego, przyjaznego dla użytkownika systemu, z którego zespoły mogą szybko zacząć korzystać. Jest świetny dla średnich sklepów B2B, które potrzebują użytecznej funkcjonalności PIM bez nadmiernej złożoności. Ergonode zaczyna się od €5,990/rok dla Essential Edition, co czyni go dostępnym dla firm dopiero zaczynających przygodę z zarządzaniem informacjami o produktach.
Pimcore z kolei pasuje do firm potrzebujących więcej niż tylko zarządzania informacjami o produktach - szczególnie tych, które chcą skonsolidować PIM, DAM i CMS w jednej platformie. Najlepiej nadaje się dla większych przedsiębiorstw ze złożonymi katalogami produktów i wieloma rynkami. Dostępny zarówno w wersjach on-premise (Community, Professional od €8,400/rok, Enterprise) jak i cloud (SaaS), Pimcore został pomyślnie wdrożony w projektach B2B takich jak Planeta Huerto i ArtNight. Fundament Symfony czyni go szczególnie atrakcyjnym dla firm już korzystających z Syliusa lub innych systemów opartych na Symfony.
Akeneo pasuje firmom priorytetyzującym silną integrację API i tym, które chcą rozwiązania wspieranego przez dużą społeczność i obszerny marketplace konektorów. Darmowa edycja Community sprawia, że jest atrakcyjny dla firm chcących przetestować możliwości PIM przed zobowiązaniem się do płatnych planów. Akeneo dobrze sprawdza się dla firm B2B planujących szybki rozwój, ponieważ edycja Growth (od około $45,000/rok) i poziomy Enterprise (indywidualna wycena) zapewniają zaawansowane funkcje do skalowania operacji.
Wszystkie trzy rozwiązania integrują się z Syliusem i innymi nowoczesnymi platformami eCommerce, więc wybór powinien zależeć od konkretnych wymagań, budżetu i preferencji technicznych, a nie tylko możliwości integracji.
Korzyści biznesowe z integracji PIM
Teraz podsumujmy główne korzyści z integracji systemu PIM ze sklepem internetowym.
Krótszy czas wprowadzenia na rynek
Dzięki PIM wprowadzanie nowych produktów zajmuje znacznie mniej czasu, ponieważ informacje o produktach mogą być jednocześnie wgrane do wszystkich kanałów. Dla firm B2B sprzedających produkty sezonowe lub szybko reagujących na potrzeby klientów, ta szybkość oznacza przechwycenie sprzedaży, która w innym przypadku trafiłaby do konkurencji.
Mniej błędów w opisach i danych produktów
Po drugie, zmniejsza się szansa na nieprawidłowe specyfikacje produktów czy błędne ceny. PIM zapobiega tym problemom przez zasady walidacji i scentralizowane wprowadzanie danych. Dane są pobierane z jednego spójnego miejsca, nie kopiowane ręcznie między systemami.
Łatwiejsze skalowanie na nowe rynki
Jak wspomnieliśmy powyżej, katalog jest wgrywany raz i aktualizuje się wszędzie. Nowe waluty, regionalne ceny czy warianty specyficzne dla rynku nie wymagają przebudowania wszystkiego. Infrastruktura już istnieje, gdy biznes jest gotowy na nowy marketplace lub zlokalizowany sklep, usuwając poważną przeszkodę na rynku B2B.
Lepsze doświadczenie klientów B2B
W przeciwieństwie do wielu sklepów B2C, kupujący biznesowi potrzebują więcej specyfikacji technicznych, szczegółów kompatybilności i rzeczywistych danych o dostępności. PIM organizuje te informacje i dostarcza je konsekwentnie we wszystkich punktach styku, pomagając klientom podejmować decyzje szybciej bez potrzeby kontaktu z zespołem sprzedaży.
Zwiększona efektywność zespołów sprzedaży i produktowych
Kiedy zespoły przestają gonić dane, skupiają się na sprzedaży. Marketing tworzy lepsze historie produktowe zamiast naprawiać niespójności między kanałami. Przedstawiciele handlowi mają natychmiastowy dostęp do aktualnych cen i specyfikacji. Menedżerowie produktu identyfikują, czego brakuje w katalogu i dostosowują się na podstawie rzeczywistych liczb. Rezultat: zespoły zarządzają większymi katalogami bez proporcjonalnego powiększania zespołu.
Jak podejść do wdrożenia PIM w organizacji B2B
Nie każdy biznes potrzebuje PIM od razu, ale pewne znaki wskazują, że czas poważnie rozważyć wdrożenie. Oto kilka z nich.
Kiedy rozważyć wdrożenie PIM
Zacznij rozważać PIM, gdy katalog produktów przekracza 1,000 SKU lub zawiera złożone struktury jak warianty, konfiguracje i zestawy. System staje się niezbędny, jeśli działasz w wielu krajach z różnymi językami i walutami, gdzie ręczne utrzymywanie oddzielnych katalogów tworzy ciągłe błędy. Zwróć uwagę na znaki jak częste aktualizacje produktów, które zajmują nadmiernie dużo czasu, aby rozprzestrzenić się po wszystkich kanałach, lub wiele kanałów sprzedaży (strona internetowa, marketplace'y, portale B2B) z różnymi wymaganiami dotyczącymi danych, które nie skalują się ręcznie. Problemy z jakością danych - zwroty z powodu nieprawidłowych informacji, powtarzające się pytania klientów czy zespoły sprzedaży poprawiające nieaktualne specyfikacje - wskazują, że obecne podejście nie działa.
Rola partnera wdrożeniowego
Wdrożenie PIM wpływa na to, jak cała organizacja obsługuje informacje o produktach, co sprawia, że doświadczony partner jest wartościowy. Pomagamy w wyborze odpowiedniego systemu na podstawie konkretnych potrzeb - czy najlepiej pasuje Ergonode, Pimcore czy Akeneo. Nasze warsztaty Vision-to-Plan eCommerce mapują wymagania i tworzą realistyczne harmonogramy, zanim rozpocznie się jakiekolwiek programowanie.
Złożoność integracji często przekracza oczekiwania. Projekty jak Planeta Huerto wymagały integracji Pimcore z Syliusem przez system Kafka, podczas gdy Agro-Efekt potrzebował integracji SAP dla milionów produktów. Te wdrożenia obejmują migrację i czyszczenie danych, szkolenie zespołów z różnych ról oraz wsparcie w miarę jak biznes rośnie i wymagania się zmieniają.
Nasze zespoły projektowe obejmują Project Managera, Developerów, Quality Assurance i opcjonalnie Designerów. Pracujemy przez Slack dla szybkiej komunikacji, używamy metodologii agile z regularnymi konsultacjami i oferujemy zarówno modele cenowe Fixed Price jak i Time & Material w zależności od potrzeb projektu.
{{cta-service-workshop="/pl/comp/cta"}}
Podsumowanie
Systemy Product Information Management rozwiązują fundamentalne wyzwanie w B2B eCommerce jakim jest zarządzanie danymi produktowymi przez wiele kanałów, rynków i zespołów. Zamiast traktować to jako kolejne wdrożenie oprogramowania, odnoszące sukcesy firmy postrzegają PIM jako infrastrukturę umożliwiającą rozwój - czy to oznacza wejście na nowe rynki, dodanie kanałów sprzedaży, czy po prostu utrzymanie dokładności informacji o produktach w miarę rozrastania się katalogów.
Odpowiedni system zależy od sytuacji. Mniejsze operacje mogą potrzebować prostych rozwiązań, które zespoły mogą szybko przyjąć. Większe przedsiębiorstwa często wymagają platform konsolidujących wiele funkcji poza podstawowym zarządzaniem produktami. Budżet, możliwości techniczne i plany rozwoju - wszystko wpływa na decyzję.
Wdrożenie ma takie samo znaczenie jak samo oprogramowanie. Migracja danych, integracja systemów i szkolenie zespołów decydują o tym, czy PIM dostarcza wartość, czy tworzy nowe problemy. Współpraca z doświadczonymi partnerami pomaga poruszać się po tych złożonościach i uniknąć typowych pułapek.
<div class="rtb-text-box is-blue-50">Jeśli Twoja firma zmaga się z zarządzaniem danymi produktowymi, warto rozważyć integrację PIM. Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci dobrać odpowiednie rozwiązanie. </div>
{{cta-service-pim="/pl/comp/cta"}}
