Jako Project Manager (PM) zauważyłem jeden wspólny aspekt we wszystkich projektach, z którymi miałem do czynienia – każdy z nich się różni, nawet jeśli na pierwszy rzut oka wydają się podobne. Projekty mogą mieć podobieństwa w kontekście branż, technologii używanych do ich realizacji oraz procesów, które należy przestrzegać, ale zawsze będą istniały szczegóły, które je odróżniają. Dlatego za każdym razem zarządzanie projektem eCommerce wymaga zastosowania odpowiedniego podejścia, które musi być opracowane na podstawie wielu zmiennych, aby skutecznie poradzić sobie z wszelkimi przeszkodami, które mogą się pojawić.

Spis treści

1. Wymagania i priorytety 

Ustalenie celów i wymagań dla projektu to jedno z wyzwań, które jest szczególnie istotne na samym początku. Kluczową rolę odgrywa tutaj odpowiednia komunikacja z klientem na wczesnym etapie. Bardzo skuteczną metodą w tym zakresie jest organizowanie warsztatów (warsztaty eCommerce w BitBag); prowadzenie takich spotkań przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac deweloperskich jest niezwykle pomocne w definiowaniu i priorytetyzacji celów projektu. Pozwala to kierownikowi projektu, zespołowi deweloperskiemu oraz klientowi na uzgodnienie wspólnej wizji przyszłej strony internetowej. To właśnie podczas warsztatów możemy lepiej zrozumieć cele biznesowe projektu, przygotować listę wymagań i niezbędnych funkcjonalności oraz stworzyć podstawę do budowania backlogu.

Takie spotkania pozwalają nam również zrozumieć harmonogram projektu. Klienci często oczekują określenia terminu już od samego początku, a podczas warsztatów możemy dokładniej się z nimi zapoznać, co ostatecznie pomaga kierownikowi projektu i zespołowi przygotować przepływ pracy tak, aby jak najlepiej sprostać tym wymaganiom. Odpowiednio przeprowadzone warsztaty zapewniają zgodność w projekcie; jeśli ważne szczegóły nie zostaną omówione i uzgodnione podczas takich spotkań, może to prowadzić do problemów w dalszych etapach projektu. Sporządzenie jasnej listy wymagań przed rozpoczęciem prac pozwala na właściwe zrozumienie jego istoty, w tym wymagań dotyczących osób, które powinny być zaangażowane (na odpowiednim etapie) oraz całego planu rozwoju.

Oprócz ustalenia powyższych szczegółów, na początkowym etapie każdego projektu należy także zająć się kwestią priorytetów, co pozwala na odpowiednie uszeregowanie takich elementów jak terminy, budżet czy technologie, które mają być użyte. Każdy element w potencjalnym uszeregowaniu może wpływać na pozostałe, na przykład czas realizacji projektu może być najważniejszy, ale może wpłynąć na wybór technologii; dlatego dobrą praktyką jest określenie odpowiedniej hierarchii we współpracy z klientem i zespołem deweloperskim.

Wszystkie wymienione aspekty są ważne nie tylko dla kierownika projektu i zespołu, który będzie pracować nad projektem, ale także dla klienta, który będzie mógł zweryfikować, czy nie pominął czegoś istotnego. To duże wyzwanie dla wszystkich, ale niezwykle istotne jest, aby te procesy były przeprowadzone poprawnie na początkowym etapie współpracy.

Priorytetyzacja zadań dla efektywnej realizacji projektów eCommerce

2. Komunikacja

Jak już wspomniano, odpowiednia komunikacja między klientem, kierownikiem projektu a zespołem deweloperskim jest kluczowa, podobnie jak przygotowanie skutecznej metodologii prowadzenia projektu. Dobrze zorganizowane procesy prowadzą do doskonałej współpracy i budują zaufanie między wszystkimi stronami, co w efekcie przyczynia się do sukcesu projektu. Jednakże, zaniedbania w tej kwestii mogą skutkować konfliktami, nieporozumieniami na każdym etapie, rozbieżnościami w priorytetyzacji zadań oraz szeregiem innych problemów.

Aby zrobić to właściwie, na samym początku należy ustalić kanały komunikacji, które zapewnią, że nic nie będzie utrudniać kontaktu między wszystkimi stronami. Ważne jest również, aby upewnić się, że zespół deweloperski podąża we właściwym kierunku, zgodnym z oczekiwaniami klienta; wymaga to zaangażowania ze wszystkich stron, a odpowiedzialność za to spoczywa na kierowniku projektu, który musi zadbać, aby każda ze stron włożyła odpowiedni wysiłek w realizację projektu.

Budowanie właściwej komunikacji pomiędzy PM, zespołem, a klientem (przy użyciu odpowiednich narzędzi) jest jednym z największych wyzwań podczas pracy nad projektem. Często zdarzają się momenty, gdy konieczne są konsultacje i akceptacja konkretnego zadania. Gdy proces ten przebiega sprawnie i szybko, umożliwia to podjęcie natychmiastowych działań i uniknięcie opóźnień.

W idealnym scenariuszu dobra komunikacja nawiązuje się od razu, jednak czasem wymaga czasu, aby ją udoskonalić. Zrozumienie ze wszystkich stron odgrywa tu kluczową rolę, ale to na PM-ie spoczywa odpowiedzialność za ułatwienie tego zrozumienia.

3. Zarządzanie ryzykiem

Nawet przy starannym planowaniu, ustalonych kanałach komunikacji i pomyślnym starcie projektu, nieustanna ocena ryzyka przez kierownika projektu pozostaje kluczowa. Skuteczna identyfikacja i zarządzanie ryzykiem wymagają ciągłej obserwacji i analizy przebiegu prac. Niezależnie od źródła zagrożeń – czy jest to zespół deweloperski, stosowane technologie, cele projektu, interesariusze czy inne aspekty – kierownik projektu musi umieć właściwie ocenić ryzyko i gdy to możliwe minimalizować prawdopodobieństwo wystąpienia potencjalnych problemów.

Monitorowanie czynników ryzyka wymaga od kierownika nie tylko biegłości w narzędziach do zarządzania projektem, ale także rozwiniętej metody komunikacji z zespołem i klientem. Niezbędne jest również dogłębne zrozumienie projektu, jego komponentów oraz specyfiki funkcjonalności rozwijanych przez zespół. Choć wyzwania związane z oceną ryzyka mogą być różnorodne, odpowiednie planowanie działań prewencyjnych pozwala uniknąć wielu problemów, zanim się one pojawią.

4. Zapewnienie jakości (QA)

Testowanie i zapewnianie jakości w fazie rozwoju projektu powinny być kluczowym obszarem uwagi kierownika projektu. Tworzenie nowych funkcjonalności to jedno, ale równie istotne jest ich gruntowne testowanie przed prezentacją klientowi. Choć kierownicy projektów nie są bezpośrednio odpowiedzialni za pracę QA, ich rolą jest ustanowienie i wyjaśnienie efektywnego procesu QA zespołowi deweloperskiemu, testerom oraz klientowi.

Do zadań kierownika projektu należy staranne zaplanowanie i nadzorowanie faz testowania, reagowanie na zgłoszenia błędów oraz alokacja zasobów do ich rozwiązania. Równie ważne jak wewnętrzna organizacja tego procesu jest jasne komunikowanie klientowi statusu poszczególnych elementów. Zbalansowanie procesu QA z ciągłym rozwojem nowych funkcjonalności może stanowić wyzwanie w projektach eCommerce. Brak precyzyjnych ustaleń z wszystkimi stronami może prowadzić do opóźnień w dostarczaniu elementów lub prezentowania ich w niekompletnej formie.

Jednak dobrze opracowany, skonsultowany i zrozumiany przez wszystkie strony przepływ pracy może znacząco usprawnić proces QA. Efektem będzie szybsze rozwiązywanie potencjalnych błędów oraz pełna świadomość klienta co do statusu projektu i nakładu pracy potrzebnego do ukończenia poszczególnych jego części.

5. Integracje

Integracje są kolejnym aspektem mogącym stanowić wyzwanie w projektach eCommerce. Takie przedsięwzięcia zwykle wymagają połączenia złożonych systemów i technologii, takich jak oprogramowanie CRM, systemy zarządzania zapasami, bramki płatności czy zewnętrzne API. Rolą kierownika projektu jest ścisła współpraca z zespołem deweloperskim w celu wypracowania optymalnego podejścia do tych integracji.

Przy planowaniu implementacji zewnętrznego systemu do istniejącej infrastruktury, kluczowe jest dogłębne zapoznanie się z dokumentacją wszystkich zaangażowanych technologii. Pozwala to precyzyjnie oszacować nakład pracy niezbędny do integracji systemów oraz zidentyfikować potencjalne problemy, które mogą wystąpić w trakcie procesu.

Choć zapoznanie się z dokumentacją może być czasochłonne (choć nie musi) jest to w pełni uzasadnione. Czas poświęcony na pozyskanie odpowiednich informacji znacząco redukuje ryzyko nieoczekiwanych komplikacji w trakcie realizacji projektu.

6. Wdrażanie feedbacku

Opinie klienta w fazie rozwoju projektu są bardzo istotne – w końcu chodzi o jego nowy sklep. Choć początkowe określenie wymagań wyznacza ogólny kierunek prac, ciągłe uwzględnianie feedbacku klienta jest równie istotne. Zadaniem kierownika projektu (PM) jest opracowanie efektywnego systemu zbierania i przetwarzania tych opinii, skuteczne przekazywanie ich zespołowi oraz zapewnienie, że są one odpowiednio uwzględniane w toku realizacji projektu.

Aspekt ten ściśle wiąże się z omówioną wcześniej kwestią komunikacji. Efektywne wykorzystanie istniejących kanałów może nie wystarczyć; często konieczne jest rozszerzenie metod pozyskiwania i przekazywania informacji. PM powinien sprawnie gromadzić opinie klienta dotyczące potencjalnych zmian czy poprawek, a następnie konsultować je z zespołem pod kątem wykonalności w ramach dostępnego budżetu i harmonogramu. Rolą PM-a jest zatem analiza feedbacku w kontekście posiadanych informacji i danych od zespołu, ocena możliwości implementacji proponowanych zmian, oraz przedstawienie klientowi realnych opcji do wspólnego rozważenia.

Przy prawidłowo prowadzonej komunikacji – z odpowiednim wykorzystaniem narzędzi oraz właściwym kontaktem z zespołem i klientem – szanse na skuteczne wdrożenie feedbacku znacząco wzrastają. Niemniej, zdarzają się sytuacje, gdy sugestie klienta wykraczają poza możliwości zespołu, uwzględniając ograniczenia budżetowe czy czasowe.

W takich przypadkach niezbędna jest wewnętrzna dyskusja w zespole celem określenia wykonalnych alternatyw w ramach istniejących ograniczeń, a następnie przedstawienie wypracowanych rozwiązań klientowi. Taka dwukierunkowa komunikacja często prowadzi do znalezienia optymalnego rozwiązania, satysfakcjonującego wszystkie strony.

Podsumowanie

Powyższe punkty przedstawiają, że najistotniejsze wyzwania stojące przed kierownikami projektów (PM) są ze sobą ściśle powiązane i można im sprostać, wykorzystując spójny zestaw umiejętności. Kluczowe kompetencje obejmują zdolność analizy danych, doświadczenie w doborze odpowiednich narzędzi, umiejętność precyzyjnej obserwacji zmiennych czynników oraz rozwinięte zdolności interpersonalne. Wysoki poziom tych umiejętności znacząco zwiększa szanse na sukces projektu, choć nie gwarantuje go w pełni.

Mimo że kierownik projektu ma istotny wpływ na wiele aspektów przedsięwzięcia, stworzenie solidnej platformy eCommerce wymaga zaangażowania i wkładu wszystkich zaangażowanych stron. Tylko wspólny wysiłek pozwala skutecznie pokonać wszelkie napotkane wyzwania.

Time and Material, czy Fixed Price – który model jest lepszy dla klienta software house?