Metody prioretyzacji zadań w projektach eCommerce

Każdy projekt jest unikalny, ale wszystkie mają wspólny element – backlog. Jest to lista zadań, które muszą zostać wykonane. Często wiele z tych zadań wydaje się istotnych  dla projektu, ale nie da się ich zrealizować jednocześnie. Dlatego umiejętność priorytetyzacji jest kluczowa dla każdej ekipy dążącej do pomyślnego ukończenia projektu. W tym artykule przedstawię techniki ustalania priorytetów. W zależności od potrzeb projektu i własnych preferencji, można wybrać jedną z nich, użyć kilku jednocześnie, aby porównać wyniki, lub stosować je zamiennie.

RICE 

Pierwsza metoda oznacza Reach (Zasięg), Impact (Wpływ), Confidence (Pewność) i Effort (Wysiłek). Zapewnia ilościowe podejście do priorytetyzacji zadań, oceniając je według tych czterech kryteriów:

• Zasięg: Określa, ilu użytkowników lub klientów będzie dotkniętych danym działaniem w danym okresie czasu. Zazwyczaj mierzy się to liczbą użytkowników na miesiąc, ale można też użyć dni lub tygodni. Na przykład funkcja, z której będzie korzystać 80% użytkowników, uzyska wyższą ocenę niż funkcja, która rozwiąże problem jedynie dla 2%.
• Wpływ: Jak bardzo to zadanie przyczyni się do osiągnięcia celów? Często ocenia się to w skali od 1 (minimalny wpływ) do 3 (duży wpływ), ale można również wybrać inną skalę, np. od 1 do 10.
• Pewność: Jak bardzo jesteś pewny swoich szacunków dotyczących Zasięgu, Wpływu i Wysiłku? Wyraża się to w procentach. Wysoka pewność oznacza wiarygodne dane i pewność.
• Wysiłek: Ile czasu i zasobów będzie potrzebnych do ukończenia zadania? Zazwyczaj mierzy się to w osobotygodniach, dniach lub godzinach. Wysiłek obejmuje czas i zasoby wymagane od zespołu do wykonania zadania. Im większy wysiłek, tym mniej atrakcyjne staje się zadanie w porównaniu do innych.

Obliczając wynik RICE, który wynosi (Zasięg  ×  Wpływ  ×  Pewność) / Wysiłek, zespoły mogą obiektywnie priorytetyzować zadania na podstawie ich potencjalnej wartości w porównaniu z wymaganym wysiłkiem. W przeciwieństwie do innych metod priorytetyzacji, metoda RICE może być konsekwentnie stosowana do szerokiej gamy różnych funkcji.

MoSCoW

Metoda MoSCoW pomaga w kategoryzowaniu zadań na cztery odrębne grupy:

• Must-Have (Niezbędne): Nienegocjowalne wymagania, które są kluczowe dla sukcesu projektu. Te zadania są niezbędne i muszą zostać zrealizowane.
• Should-Have (Powinny mieć): Ważne, ale nie krytyczne zadania. Są to pozycje o wysokim priorytecie, które powinny być uwzględnione, jeśli to możliwe, ale nie są niezbędne – bez nich produkt nadal działa.
• Could-Have (Mogą mieć): Pożądane, ale niekonieczne zadania. Mogą zostać uwzględnione, jeśli czas i zasoby na to pozwalają.
• Won't Have (Nie będą mieć): Zadania, które nie są priorytetem w obecnym czasie. Mogą zostać odłożone lub pominięte bez wpływu na sukces projektu.

Kategoryzując zadania w ten sposób, zespoły mogą skupić się najpierw na najważniejszych elementach, zapewniając realizację kluczowych wymagań, zanim zajmą się mniej istotnymi pozycjami. Jednak technika MoSCoW jest najskuteczniejsza dla zespołów, które chcą włączyć przedstawicieli całej organizacji w proces, w przeciwnym razie mogą podejmować złe decyzje dotyczące umiejscowienia każdej funkcji. Ponadto sama technika MoSCoW nie pomaga w określeniu, które elementy należą do której grupy – może przydać się tutaj jakiś obiektywny system punktowy.

User Story Mapping

User Story Mapping (Mapowanie historii użytkownika) nie jest techniką priorytetyzacji per se, ale wizualnie organizuje historie użytkowników w oparciu o ścieżkę użytkownika. Pomaga zespołom zrozumieć produkt z perspektywy użytkownika i zidentyfikować najcenniejsze funkcje. Proces ten obejmuje trzy główne kroki:

• Identyfikacja działań użytkownika: Zidentyfikuj działania na wysokim poziomie, które użytkownicy wykonują za pomocą produktu. Na przykład dla platformy zakupów online działania użytkowników mogą obejmować przeglądanie produktów, dodawanie przedmiotów do koszyka i finalizację zakupu.
• Definiowanie kroków: Rozbij każde działanie na konkretne kroki lub zadania. Analogicznie do powyższych przykładów, działania można podzielić na korzystanie z wyszukiwarki, przeglądanie szczegółów zamówienia i wybór ilości produktu.
• Tworzenie historii użytkowników: Dalej rozbijaj kroki na szczegółowe historie użytkowników, które koncentrują się na dostarczaniu wartości dla użytkownika. Na przykład „Jako użytkownik chcę wyszukiwać produkty po nazwie, aby szybko znaleźć to, czego szukam”.

Kolejnym krokiem jest uporządkowanie historii użytkowników na osi poziomej, aby odwzorować sekwencję działań. Na osi pionowej należy priorytetyzować historie, umieszczając najważniejsze zadania na górze, a mniej ważne poniżej. W rezultacie wizualizujesz wersję MVP (ang. Minimum Viable Product) na górze, zapewniając, że zespół koncentruje się na dostarczaniu najcenniejszych funkcji w pierwszej kolejności.

Mapowanie historii użytkownika pomaga zespołom skupić się na doświadczeniach użytkownika i gwarantuje, że najważniejsze i najcenniejsze funkcje zostaną uwzględnione w pierwszej kolejności.

Eisenhower Matrix

Macierz Eisenhowera to narzędzie do priorytetyzacji, które kategoryzuje zadania w oparciu o pilność i ważność. Macierz jest podzielona na cztery pola:

• Pilne i Ważne: zadania, które wymagają natychmiastowej uwagi i są kluczowe dla osiągnięcia głównych celów.
• Ważne, ale Niepilne: zadania, które są kluczowe, ale mogą być zaplanowane na później. Są ważne dla długoterminowego sukcesu, ale nie wymagają natychmiastowego działania.
• Pilne, ale Nieważne: zadania, które wymagają szybkiej uwagi, ale nie są kluczowe dla długoterminowego sukcesu. Często mogą być delegowane.
• Niepilne i Nieważne: zadania, które można odłożyć lub zignorować, ponieważ mają mały wpływ na ogólne cele.

Ta metoda jest prosta i intuicyjna, ale wystarczająca, aby pomóc zespołom skupić się na zadaniach zgodnych z celami strategicznymi i uniknąć rozpraszania się mniej istotnymi czynnościami.

APM Matrix

Inna metoda oparta na macierzy to APM (Action Priority Matrix), która dzieli zadania na podstawie wpływu i wysiłku na cztery kategorie:

• Szybkie zwycięstwa: zadania o wysokim wpływie i niskim wysiłku.
• Duże projekty: zadania o wysokim wpływie i wysokim wysiłku.
• Wypełniacze: zadania o niskim wpływie i niskim wysiłku.
• Dziękczynne zadania: zadania o niskim wpływie i wysokim wysiłku.

Macierz APM pomaga zespołom zidentyfikować zadania, które przyniosą największe korzyści przy najmniejszym wysiłku. Jest to również bardzo proste, ale zazwyczaj wymaga pewnych przygotowań, współpracy zespołowej i odpowiedniego ustalania celów – bez nich trudno ocenić zarówno poziom wpływu, jak i wysiłku.

Model Kano

Model Kano, opracowany przez japońskiego profesora Noriakiego Kano około 1980 roku, nosi nazwisko swojego twórcy. Ten model kategoryzuje i analizuje różne wymagania klientów, klasyfikując je na potrzeby podstawowe, wydajnościowe i ekscytujące. W oparciu o tę strukturę, nazywaną również modelem satysfakcji klienta, można udoskonalić produkty i usługi, aby zwiększyć ich atrakcyjność i wartość dla klientów. Ten unikalny model kategoryzuje funkcje na podstawie satysfakcji klientów:

• Podstawowe potrzeby (Funkcje, które muszą być): To są niezbędne funkcje, których klienci oczekują jako standard. Jeśli tych funkcji brakuje, klienci będą niezadowoleni, ale ich obecność niekoniecznie zwiększa satysfakcję, ponieważ są uważane za standard.
• Potrzeby wydajnościowe (Funkcje wydajnościowe): Te funkcje bezpośrednio korelują z satysfakcją klientów – im lepiej funkcja działa, tym bardziej zadowoleni są klienci. Na przykład, szybsze ładowanie stron na stronie internetowej bezpośrednio poprawia satysfakcję użytkowników.
• Potrzeby ekscytujące (Delighters): To nieoczekiwane funkcje, które mogą znacząco zwiększyć satysfakcję klienta i wywołać zachwyt. Nie są one spodziewane przez klientów, więc ich obecność może stanowić istotną różnicę. Przykładem może być sklep internetowy oferujący spersonalizowane rabaty na podstawie historii zakupów użytkownika.
• Funkcje obojętne: To funkcje, które nie poprawiają ani nie pogarszają satysfakcji klienta. Użytkownicy są wobec nich neutralni, co oznacza, że te funkcje nie wpływają na ogólne doświadczenie. Na przykład dodanie drobnej estetycznej zmiany w interfejsie aplikacji może być czymś, co nie obchodzi użytkowników.
• Funkcje odwrotne: Co ciekawe, to funkcje, które mogą faktycznie powodować niezadowolenie, jeśli zostaną wprowadzone. Mogą to być funkcje, których niektórzy użytkownicy nie chcą lub uważają za uciążliwe. Na przykład automatyczne odtwarzanie wideo na stronie internetowej może irytować użytkowników, mimo że miało być użyteczną funkcją.

Model Kano wyróżnia się spośród innych frameworków priorytetyzacji ze względu na swoje ścisłe ukierunkowanie na to, jak klienci reagują na każdą funkcję. W przeciwieństwie do macierzy APM, która może uwzględniać satysfakcję klienta jako jeden z czynników punktacji, model Kano koncentruje się przede wszystkim na tym, w jakim stopniu nowa funkcja zwiększy satysfakcję użytkownika.

Cost of Delay

Cost of Delay to miara finansowa, która ocenia ekonomiczny wpływ opóźnienia realizacji zadania. Łączy pilność i wartość zadania w jedną miarę, pomagając zespołom podejmować świadome decyzje dotyczące priorytetyzacji. Ta metoda jest szczególnie przydatna, gdy trzeba podjąć decyzje, które bezpośrednio wpływają na wyniki finansowe firmy.

• Czas trwania: Czas potrzebny na ukończenie zadania.
• Wartość: Ekonomiczna korzyść z ukończenia zadania.
• Pilność: Koszt związany z opóźnieniem zadania.

Oto prosty sposób obliczenia Cost of Delay:

1. Określ oczekiwane miesięczne przychody, które wygeneruje nowy projekt lub zadanie.
2. Oszacuj czas potrzebny zespołowi na ukończenie zadania.
3. Podziel szacunkowe miesięczne przychody przez czas realizacji zadania, aby określić finansowy wpływ opóźnienia zadania o jeden miesiąc.

To obliczenie ujawnia finansowy wpływ opóźnienia ukończenia projektu o jeden miesiąc. Obliczając Koszt Opóźnienia, zespoły mogą nadać priorytet zadaniom, które będą miały największy wpływ finansowy, jeśli zostaną opóźnione. Na przykład, jeśli projekt ma generować 100 000 USD miesięcznie i jego ukończenie zajmie trzy miesiące, koszt opóźnienia go o jeden miesiąc wyniesie około 33 333 USD. To obliczenie pomaga zespołom nadać priorytet zadaniom, które będą miały największy wpływ finansowy, jeśli zostaną opóźnione, zapewniając, że zasoby zostaną przydzielone najpierw do najbardziej wrażliwych na czas i cennych projektów.

Podsumowanie  

Skuteczna priorytetyzacja backlogu jest kluczowa dla sukcesu każdego projektu, zwłaszcza w dynamicznie zmieniającym się świecie IT. Staranny dobór i wdrożenie odpowiednich technik priorytetyzacji – czy to opartej na danych metody RICE, klarownej kategoryzacji MoSCoW, zorientowanej na użytkownika perspektywy User Story Mapping, czy też strategicznych macierzy, takich jak Eisenhower i APM – pozwala zespołom skupić się na najważniejszych zadaniach i optymalizować swój przepływ pracy.

Ostatecznie najlepsze podejście zależy od unikalnych potrzeb i celów projektu. Wybierając odpowiednią metodę lub kombinację metod, zespoły mogą zapewnić nie tylko efektywną pracę, ale także dostarczanie maksymalnej wartości swoim klientom, tworząc podstawy dla udanego zakończenia projektu.

<div class="ml-form-embed"
 data-account="2253895:i2a9g5f0y9"
 data-form="6049741:m4y5k2">
</div>