Wybór odpowiedniej agencji wdrożeniowej eCommerce jest kluczowym czynnikiem determinującym sukces sklepu internetowego. Proces tworzenia sklepu online opiera się na współpracy i wzajemnym zrozumieniu pomiędzy agencją a właścicielem biznesu, ponieważ ta współpraca zapewnia, że wizja i funkcjonalność sklepu będą zgodne z celami biznesowymi klienta oraz docelową grupą odbiorców. Jednak wybierając odpowiednią agencje wdrożeniową eCommerce dla naszej firmy powinniśmy wziąc pod uwagę kilka ważnych czynników.

W tym blogu podamy wskazówki, jak wybrać najlepszą agencję oraz jakie pytania zadać, aby ocenić, czy wybrana agencja wdrożeniowa Commerce jest odpowiednia.

Powszechny błąd popełniany przez właścicieli sklepów internetowych

Niestety, często właściciele firm podchodzą do tworzenia strony eCommerce w niewłaściwy sposób. Często rozpoczynają poszukiwania agencji od wysłania listy wymagań e-mailem i oczekują oferty wyłącznie na tej podstawie. Oczywiście, takie wymagania są niezwykle cenne, ale niewystarczające, aby uzyskać pełen obraz sklepu online i jego niezbędnych funkcjonalności. 

Bywają też sytuacje, gdy klient nie do końca wie jak ma wyglądać jego sklep internetowy i nie ma wspomnianej wcześniej listy. Nie jest to znaczący problem, jednak w takim przypadku ważne jest przeprowadzenie warsztatu przed rozpoczęciem projektu. Jednak zdarza się, że klient nie chce w nim uczestniczyć i wtedy niemal niemożliwe jest oszacowanie kosztów projektu eCommerce.

W takich przypadkach właściciel firmy najprawdopodobniej wybierze najtańszą ofertę lub agencję, która obiecuje nierealne rezultaty.

Jakie są konsekwencje takiego podejścia?

Takie sytuacje mogą mieć poważne konsekwencje zarówno dla właściciela firmy, jak i dla branży eCommerce. Z perspektywy klienta, nieświadomie wybiera on rozwiązanie, które nie odpowiada na problemy i wymagania projektu, co negatywnie wpłynie na rozwój sklepu i samego biznesu. Z kolei z perspektywy branży eCommerce, takie wydarzenia zachęcają nieuczciwe agencje do kontynuowania tego podejścia, ponieważ wyraźnie działa, szkodząc reputacji innych agencji eCommerce, które ciężko pracują na swoją dobrą opinię.

Aby lepiej zrozumieć dzisiejszy temat, przejdźmy do wywiadu z Jakubem Leśniewskim.

Wywiad z Jakubem Leśniewskim, sprzedawcą i konsultantem eCommerce w BitBag

Aby ten blog był jak najbardziej wartościowy, poprosiliśmy naszego eksperta, Jakuba Leśniewskiego, o udział w wywiadzie i wyjaśnienie, jak według niego najlepiej podejść do wyboru agencji eCommerce.

Praca Jakuba koncentruje się na budowaniu solidnych relacji z naszymi obecnymi i przyszłymi klientami oraz doradzaniu im w zakresie najlepszych możliwych rozwiązań. Podczas swojej kariery zawodowej Jakub pracował z wieloma rozwiązaniami eCommerce, takimi jak Sylius, Shopware, Magento (Adobe Commerce), Prestashop i uzupełniającymi systemami PIM/CMS.

P (pytanie): Cześć, Kuba. Zacznijmy nasz wywiad od pytania: Na co zwróciłbyś szczególną uwagę przy rozważaniu zmiany/budowy platformy eCommerce we współpracy z agencją wdrożeniową?

O (odpowiedź): Niezależnie od tego, czy chodzi o migrację na inną platformę eCommerce, wybór nowego oprogramowania, czy wejście do eCommerce z zupełnie nowym sklepem, decyzja powinna opierać się na analizie potrzeb biznesowych twojej firmy. Często firmy chcą wybrać technologię/oprogramowanie bez solidnych powodów. Wybrana technologia powinna być rozwiązaniem na wyzwania i potrzeby Twojego biznesu online i przyczyniś się do sprawnej obsługi sklepu.

Na podstawie mojego doświadczenia, firmy, które odnoszą największe sukcesy w wyborze agencji eCommerce, zazwyczaj:

  • Wiedzą, dlaczego potrzebują zmienić platformę eCommerce (jakie są problemy z obecną przy codziennej pracy) lub wiedzą, dlaczego chcą wejść w eCommerce (w przypadku projektów greenfield)
  • Wiedzą, jakie funkcjonalności muszą się znaleźć w ich sklepie internetowym
  • Zdobyły wiedzę o dostępnych na rynku rozwiązaniach eCommerce przed spotkaniem z agencją
  • Posiadają ogólną wiedzę o branży eCommerce i/lub mają doświadczenie w sprzedaży online
  • Wiedzą, które części projektu należy zmienić i/lub mają już przygotowany projekt lub arkusze, które dokładnie omawiają projekt i wymagane funkcjonalności przed warsztatami z agencją eCommerce
  • Rozważyły, jakie inne systemy (np. PIM, ERP, WMS) mogą być potrzebne w miarę rozwoju strony internetowej
  • Obiektywnie patrzą na dostępne rozwiązania eCommerce i zbierają opinie od wielu agencji i specjalistów eCommerce przed podjęciem ostatecznej decyzji
  • Uczestniczą w procesie zakupowym i efektywnie komunikują się z agencją eCommerce

Przygotowanie dokumentacji dla potencjalnych agencji zawsze dobrze się sprawdza, ponieważ pozwala zaoszczędzić czas na późniejszych dyskusjach i tłumaczeniach. Warto również mieć już sprecyzowane kroki w procesie zakupowym oraz zaplanować czas na zbieranie i analizowanie ofert od agencji eCommerce.

Firmy, które mają plan na czas po współpracy z agencją, radzą sobie lepiej – tj. warto określić, czy zamierzamy zlecić na stałe obsługę działu IT, czy planujemy zatrudnić wewnętrzny zespół i przejąć utrzymanie strony po uruchomieniu sklepu. Analizując rozwiązania technologiczne, warto sprawdzić dostępność deweloperów, którzy będą mogli utrzymywać dane rozwiązanie.

P: A co z budżetem na projekt? Czy warto dzielić się takimi informacjami z agencją?

O: Jeśli rozmawiamy z agencją i powiemy jej, że mamy do wydania 2 miliony, nie oznacza to, że agencja przygotuje ofertę na 2 miliony. 

Dostępny budżet jest potrzebny agencji, aby określić, czy oprogramowanie, które sprzedaje firmie, będzie dla niej odpowiednie. Na przykład trudno byłoby wdrożyć rozwiązanie XYZ, jeśli limit budżetu wynosi 10 tysięcy. W takich przypadkach agencja może zaproponować inne, tańsze rozwiązania, które dobrze sprawdzą się w tym przedziale cenowym.

Co więcej, budżet pomaga dobrać optymalne funkcjonalności dla sklepu internetowego. Jeśli budżet firmy jest wystarczający, nie musimy szukać uproszczeń w danej funkcjonalności, aby zaoszczędzić na godzinach pracy. Z drugiej strony, jeśli wiemy, że budżet klienta jest mniejszy, możemy wskazać pewne uproszczenia, które będą kosztować mniej, a mimo to spełnią np. 80% wymagań danej funkcjonalności.

Na przykład zamiast inwestować w duży system CRM, który może być drogi i skomplikowany, warto rozważyć wdrożenie narzędzia do automatyzacji marketingu. Podobnie możemy wykorzystać gotowe funkcje w platformach eCommerce, takich jak Sylius Plus, aby uruchomić sklep, a następnie rozwijać je w miarę wzrostu sklepu, rozkładając koszty w czasie.

P: Z twojej perspektywy, jakie są całkowite koszty sklepu eCommerce? Za co płaci się podczas wdrożenia?

O: Firmy, które dobrze rozumieją koszty eCommerce, mogą lepiej wybrać rozwiązanie i określić swój budżet.

Koszt wdrożenia e-commerce obejmuje nie tylko godziny pracy deweloperów, ale także:

  • Koszt wtyczek – w zależności od platformy warto upewnić się, że koszt rozszerzeń jest uwzględniony w szacunkach projektu
  • Koszty utrzymania po zakończeniu projektu
  • Koszty związane z SLA w zależności od potrzeb klienta
  • Koszty marketingowe
  • Koszty hostingu
  • Koszty dostawcy płatności i przetwarzania płatności
  • Koszt wszystkich innych systemów wokół strony eCommerce – PIM, ERP, WMS itp. 

Ważne jest również, aby upewnić się, że sam projekt wygeneruje wystarczające przychody, aby utrzymać platformę.

Koszt wdrożenia e-commerce: wszystko co powinieneś wiedzieć przed uruchomieniem

P: Czy są jakieś szczególne aspekty technologiczne, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze platformy?

O: Z mojego punktu widzenia technologia jest tylko odpowiedzią na potrzeby klienta i powinna być dostosowana do wyzwań, jakie może napotkać biznes online. Na przykład, planując bardziej złożony system eCommerce, warto upewnić się, że pozwala on na elastyczny rozwój i dalsze skalowanie – np. nie jest to zamknięte oprogramowanie, w którym trudno wprowadzać zmiany. Warto również szczegółowo określić różne etapy projektu, np. jak ma wyglądać wersja Minimum Viable Product (MVP), ale także plany na przyszłość, w tym np. przekształcenie strony w marketplace, dodanie kilku dodatkowych kanałów sprzedaży, wdrożenie sprzedaży międzynarodowej itp.

Mając to na uwadze, wybierzmy rozwiązanie, które nie tylko zapewni świetne MVP, ale także będzie się rozwijać wraz z naszym biznesem online.

W przypadku, gdy sklepy intenrnetowe sprzedają proste produkty, nie powinniśmy komplikować swoich działań, wybierając złożone rozwiązanie, które lepiej pasuje do bardziej zaawansowanych sklepów. W przypadku standardowej strony eCommerce warto rozważyć platformy SaaS, które oferują wiele funkcji gotowych do użycia i spełniają większość standardowych potrzeb eCommerce. Z kolei rozwiązania open-source i dedykowane są świetne dla firm, które wymagają customowych funkcjonalności dostosowanych do specyficznych potrzeb.

Dodatkowo warto upewnić się, że wybrane rozwiązanie dobrze działa na urządzeniach mobilnych – zwłaszcza na etapie projektowania wdrożenia i wyboru technologii front-end, a także zbadać, jak agencja wdrożeniowa podchodzi do testowania projektu, ponieważ ten aspekt jest często pomijany. Istotne jest również dowiedzenie się, jakie są kryteria akceptacji funkcjonalności w projekcie i jak wygląda proces zarządzania projektem w agencji.

P: Na co twoim zdaniem firmy powinny zwrócić uwagę przy wyborze agencji wdrożeniowej?

O: Przy wyborze agencji eCommerce warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów, takich jak doświadczenie i portfolio, recenzje i referencje, oferowane technologie, model pracy, zakres usług i wsparcie techniczne.

Jednak oprócz tych elementów warto również zwrócić uwagę na kulturę organizacyjną i podejście agencji do klienta. W tym miejscu, mówiąc nieco potocznie, możemy mówić o „czerwonych flagach” i „zielonych flagach” agencji wdrożeniowej.

Czerwone flagi: 

  • Agencja nie wykazuje zainteresowania zgłębianiem potrzeb klienta podczas rozmów i stara się oferować tylko swoje rozwiązania, technologie i kompetencje
  • Agencja nie dotrzymuje terminów na etapie sprzedaży – na przykład, nie wysyła ofert na czas lub obiecanych materiałów i nie reaguje na e-maile/telefony
  • Agencja nie potwierdza swoich kompetencji w tematach, które sprzedaje na etapie rozmów sprzedażowych, ani nie przedstawia wcześniej zrealizowanych projektów lub referencji
  • Agencja nie stosuje przejrzystego podejścia do formy współpracy i utrudnia wgląd w bieżący stan projektu oraz jego status/poziom zaawansowania
  • Agencja nie stosuje przejrzystego podejścia w omawianiu możliwych ryzyk w projekcie i nie przedstawia, jak zarządzany jest projekt oraz kto odpowiada za realizację projektu
  • Mimo braku pełnej wiedzy na temat projektu i szczegółów wdrożenia, agencja deklaruje czas wdrożenia

Zielone flagi:

  • Agencja jest ekspertem w swojej dziedzinie i zatrudnia ludzi, którzy mają doświadczenie we wdrażaniu projektów w konkretnej technologii – to jest potwierdzone case studies referencjami
  • Agencja jest responsywna i dostarcza wszystkie materiały na czas
  • Agencja jest przejrzysta w prezentacji kosztów wdrożenia i ryzyk w projekcie, informuje, które obszary powinny być zbadane, oferuje warsztaty przed rozpoczęciem projektu
  • Agencja pomaga społeczności konkretnej technologii lub obszaru, w którym się specjalizuje
  • Agencja jest zaangażowana i proaktywna w procesie sprzedaży i stara się dowiedzieć o wszystkich wyzwaniach/problemach, jakie mogą wystąpić podczas projektu
  • Agencja proponuje spotkanie stacjonarne podczas omawiania projektu i informuje o możliwości przyjazdu do siedziby klienta

P: Podsumowując naszą rozmowę, jakie pytania warto zadać agencji eCommerce, aby określić, czy jest odpowiednim partnerem do realizacji naszego projektu?

O: Świetne pytanie. Podczas rozmów z agencją eCommerce na temat potencjalnej współpracy, nie bójmy się zadawać wielu pytań dotyczących projektu. Przede wszystkim warto zapoznać się z modelem wyceny, który stosuje agencja. Jeśli jest to model fixed price, to jak podchodzą do ustalania stałych cen, a jeśli to Time and Material, to jak podchodzą do sytuacji, w których budżet projektu może zostać przekroczony. Powinni także wyjaśnić, które funkcjonalności mogą wiązać się z największym ryzykiem przekroczenia budżetu podczas realizacji projektu. Inne pytania, które z pewnością warto zadać, to:

  • Jak agencja prowadzi projekt? Kto wchodzi w skład zespołu wdrożeniowego? Jak podchodzą do testowania? Jak akceptowane są poszczególne funkcjonalności w eCommerce?
  • Jak w projektach radzą sobie z sytuacjami kryzysowymi?
  • Jakie doświadczenie ma firma w realizacji podobnych projektów?
  • Jakie są podstawowe wartości firmy?
  • Dlaczego to właśnie oni powinni zrealizować projekt eCommerce dla nas?
  • Jakie są oczekiwania firmy wdrożeniowej, jeśli rozpocznie się współpraca lub dalsze rozmowy?
  • Czy firma może przedstawić referencje od klientów, z którymi współpracowała?

Im więcej pytań zadamy agencji, tym szersze będzie nasze zrozumienie ich działalności. Dlatego nie wahajmy się zadawać tylu pytań, ile potrzeba.

Podsumowanie 

Jak pokazano powyżej, wybór odpowiedniej agencji eCommerce z pewnością nie jest łatwym zadaniem i wymaga pewnych badań oraz dokładnych dyskusji na temat projektu z potencjalnymi partnerami eCommerce. Podejmując decyzję, warto poświęcić czas i wybrać agencję, która może udowodnić swoje kompetencje w danej dziedzinie i jest chętna do dzielenia się wiedzą z właścicielami firm, zamiast takiej, która obiecuje najwięcej za najniższą cenę.

Szukasz agencji wdrożeniowej? Porozmawiajmy jak możemy Ci pomóc

Skontaktuj się z nami