Każdy projekt IT jest unikalny – od zakresu prac i zespołu zaangażowanego w jego realizację, po model rozliczeń, który jest kluczowy dla sukcesu całego projektu. Dwa główne modele cenowe to Fixed Price (stała cena) oraz Time and Material (czas i materiały).

Który model działa najlepiej? W jakich sytuacjach? Na co należy zwrócić szczególną uwagę, korzystając z każdego z nich? W tym artykule postaramy się odpowiedzieć na te i inne. 

Od samego początku istnieją dwa różne punkty widzenia: punkt widzenia klienta i punkt widzenia firmy IT.

  • Punkt widzenia klienta: Płacę z góry określoną cenę. Dlaczego miałbym płacić za czas pracy? Klient widzi w tym ryzyko: deweloperzy mogą wpisać dowolną liczbę godzin i kwotę do raportu godzinowego.
  • Punkt widzenia firmy: Projekt, który zamawia klient, nie jest produktem zamkniętym. Nie jest to rzecz, która zostanie stworzona raz i zawsze będzie wyglądać tak samo. Wymagania mogą być zmieniane, aktualizowane lub rozwijane w dowolnym momencie. W trakcie pracy klienci mogą również zmienić główną ideę projektu lub cel stworzenia aplikacji.

Kto więc ma rację? Przyjrzyjmy się szczegółom obu modeli.

Spis treści

Fixed Price – sztywny model dla pewności budżetowej 

Model Fixed Price jest jak elegancko zaprojektowana kostka Rubika – każda część musi pasować do całości już na początku, aby móc rozpocząć pracę. W tej opcji konieczne jest staranne określenie zakresu prac, który ustala się na początku współpracy. Podobnie jak w przypadku każdej dobrze zaplanowanej budowy, zmiany wprowadzane po rozpoczęciu procesu budowlanego są trudne i często kosztowne. Jednorazowa płatność może wydawać się atrakcyjna, ale wiąże się również z wysokimi narzutami. Klient płaci za „pewność”, ale także za wszelkie „niepewności” – margines ryzyka, który wykonawca musi uwzględnić w ostatecznej cenie. Zamknięty zakres projektu oznacza, że każda prośba o zmianę po rozpoczęciu projektu skutkuje negocjacjami i dodatkowymi kosztami. W tym modelu dużo czasu poświęca się na wstępne szacunki, aby chronić obie strony przed niespodziewanymi wydatkami. W praktyce jednak rzadko zdarza się, aby projekt IT można było umieścić w tak rygorystycznych ramach. Złożoność większości nowoczesnych systemów IT sprawia, że sztywne ustalanie cen to wyzwanie graniczące z wróżeniem z fusów.

Kiedy używać umów Fixed Price? 

  • Jasne wymagania i ustalone terminy
  • Ograniczony lub stały budżet
  • Tworzenie MVP
  • Mały projekt o ograniczonym zakresie

Model Time and Materials – elastyczność w centrum procesu 

Przyjrzyjmy się teraz podejściu Time amd Material (T&M), które można porównać do klocków LEGO – zaczynasz z podstawowym zestawem, ale w miarę budowy możesz dokupić więcej elementów, modyfikując projekt zgodnie z bieżącymi potrzebami. W T&M zakres projektu jest elastyczny, choć określony na początku, może ewoluować wraz z postępem prac. Co ważne, płatności są dokonywane regularnie, miesięcznie lub na podstawie sprintów, w zależności od liczby godzin pracy i materiałów użytych w projekcie. Podkreśla to płynność i dynamizm tego modelu. Elastyczność T&M jest jego największym atutem – łatwo jest dodawać nowe prośby o zmiany, co pozwala produktowi na ciągłe dostosowywanie się do zmieniających się potrzeb biznesowych klienta. Brak początkowych narzutów związanych z przewidywaniem wszystkich możliwości oznacza, że klient płaci tylko za wykonaną pracę.

Czym są te „koszty materiałów”? – Są to koszty licencji, serwerów itp.

How to prepare for the project launch (+checklist)

Kiedy używać umów Time and Materials? 

  • Zakres projektu nie jest w pełni znany
  • Długoterminowy projekt z dynamicznymi wymaganiami
  • Potrzeba elastyczności w modyfikowaniu zakresu prac

Dlaczego T&M jest lepsze dla klientów 

Klienci cenią sobie możliwość dostosowania projektu do zmieniających się okoliczności, a T&M oferuje właśnie taką elastyczność. W projektach IT, gdzie innowacja i reakcja na zmieniający się rynek są kluczowe, T&M umożliwia szybkie zmiany kierunku i wdrażanie nowych funkcji bez przepłacania lub wyczerpujących renegocjacji.

Mity o pracy w metodzie wyceny Time and Materials 

„Firma powie, że pracowała nad prostym zadaniem przez tysiąc godzin.”

W większości przypadków zadania powinny być najpierw oszacowane (czyli wstępnie wycenione). Ustalając termin realizacji każdego zadania, wykonawca może określić, ile czasu to zadanie może zająć.

„Kupując czas programistów, nie wiem, jaki będzie końcowy produkt.”

Dobrze zorganizowana praca powinna być podzielona na etapy (sprinty). Efektem każdego sprintu powinien być fragment oprogramowania. Po otrzymaniu tego sprintu można zobaczyć, co zostało zrobione.

Umowa Time and Material w zderzeniu z rzeczywistością 

W praktyce Time and Material to podejście, które wymaga zaangażowania i zaufania ze strony klienta, ale także zapewnia większą kontrolę nad projektem i jego budżetem. Płacąc za czas i materiały, klient ma stały wgląd w to, gdzie trafiają jego środki, co przekłada się na lepszą przejrzystość procesu i kontrolę kosztów pracy. W podejściu Time and Material relacja klient-dostawca ewoluuje w partnerstwo, gdzie obie strony współpracują dla sukcesu projektu. To nie tylko wygodne rozliczenie, ale także filozofia współpracy, która priorytetowo traktuje zwinność, adaptacyjność i ciągłe doskonalenie produktu. W szybko zmieniającym się świecie IT, gdzie niepewność jest jedyną pewnością, model Time and Material jest optymalną drogą, pozwalającą na maksymalną elastyczność i efektywność zarówno w zarządzaniu projektem, jak i rozliczeniach z klientem.

Skalowalne oprogramowanie do handlu elektronicznego B2C umożliwiające (i obsługujące) Twój rozwój

Dowiedz się więcej
Spersonalizowane-rozwiązania-B2C-dla-ecommerce

Krótka podsumowanie – zalety modelu Time and Materials 

  • W tym przypadku klient może wprowadzać dowolne zmiany do projektu, niezależnie od etapu, na którym się znajduje. Każda funkcjonalność może być dodana, zmieniona lub usunięta. Wymagania projektu ustalone na początku nie będą stanowić ograniczenia – mogą być dostosowywane do zmieniających się okoliczności biznesowych. Istnieje również możliwość priorytetyzacji zadań w zależności od priorytetów klienta. W przypadku stałej ceny taka możliwość nie istnieje – oczekiwany jest końcowy rezultat.
  • Aktywne uczestnictwo w procesie tworzenia – realny wpływ na końcowy rezultat. Dzięki zaangażowaniu i wkładowi klienta znacznie łatwiej jest osiągnąć pożądane efekty. Zarówno klient, jak i członkowie firmy outsourcingowej tworzą jedną drużynę, której celem jest osiągnięcie tego samego celu.
  • Mając wgląd w cały proces, klient może na pewnym etapie zdecydować (np. z powodu budżetu lub czasu) o uproszczeniu pewnych elementów lub funkcjonalności bądź całkowitym ich zaniechaniu. Dzięki temu ma on decyzyjność nad budżetem. To od niego zależy, czy projekt będzie trwał miesiącami, czy nie.
  • Można znacznie szybciej podpisać umowę w modelu Time and Materials. Przede wszystkim dlatego, że nie marnuje się czasu na negocjacje związane z warunkami współpracy. Firma outsourcingowa jest gotowa rozpocząć projekt jak najszybciej. Omówicie wszystkie szczegóły i dostosujecie je do swoich oczekiwań.  
  • Każda część jest oszacowana, aby znany był rzeczywisty koszt. Podczas rozwoju projektu może to się czasem zmieniać , ale software house poinformuje Cię, że prace nad daną funkcjonalnością zostaną przedłużone. Następnie klient podejmuje ostateczną decyzję, czy prace mają być kontynuowane, czy nie.
  • Metodologia Agile. Wykorzystanie modelu Time and Materials wpłynie na wyższą jakość końcowego rezultatu. Podczas budowy planu projektu firma outsourcingowa dzieli proces rozwoju na kilka faz. Na końcu każdego etapu wyniki prac są testowane i konsultowane z przedstawicielem firmy klienta. Jest to idealny moment, aby wyrazić swoją opinię i dostarczyć feedback dotyczący ewentualnych zmian lub ulepszeń.

W BitBag korzystamy z modelu Time and Material, dlatego jeśli szukasz partnera do wdrożenia eCommerce (B2B, B2C, Multi-vendor Marketplace), skontaktuj się z nami lub odwiedź naszą stronę internetową.