Właściwe planowanie pracy nad projektem, komunikacja i aspekty techniczne są bardzo ważne dla osiągnięcia końcowego sukcesu. Jednak równie istotny, jeśli nie najważniejszy, jest etap przed rozpoczęciem tej pracy i działania, które należy wtedy podjąć. Często przed rozpoczęciem projektu należy opracować pewne elementy, przeprowadzić dyskusje między zespołem a klientem, przeanalizować wstępne szacunki i skonfrontować je z przewidywanymi terminami. Czas spędzony na warsztatach eCommerce analizując kluczowe elementy pod kątem projektu pomaga w znacznym stopniu zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia jakichkolwiek problemów w dalszej części projektu. Jest to zatem świetne narzędzie projektowe i kluczowa część, której znaczenie zdecydowanie powinno być docenione i skutecznie wykorzystane przez wszystkie strony projektu.
Warsztat jako sposób na zaplanowanie środowiska projektu i ustalenie zasad
Dlaczego warsztaty są tak ważne? Jest na to wiele powodów. Przede wszystkim, przed rozpoczęciem projektu, wszystkie strony muszą dokładnie wiedzieć, jaki jest główny cel projektu, a podczas warsztatów jest miejsce i czas, aby się w to zagłębić.
W ramach szeroko zakrojonej dyskusji warsztaty zapewniają przestrzeń do omówienia głównych założeń i oczekiwań po stronie klienta. Jeśli istnieje złożoność dostępnych funkcjonalności projektu, która została przygotowana wcześniej, warsztat pozwala wszystkim uczestnikom na dokładne przejrzenie jego elementów i omówienie każdego elementu w bardzo szczegółowy sposób. Czas poświęcony na taką analizę opłaca się później, ponieważ omawiając wspólnie elementy o takiej złożoności, można na przykład uniknąć pominięcia niektórych ważnych kwestii, które pojawiają się podczas takiej rozmowy. Jeśli takie elementy zostaną zidentyfikowane, zespół wspólnie z klientem może zmodyfikować lub rozszerzyć takie funkcjonalności i uzupełnić brakujące elementy. Ma to dużą wartość, ponieważ nie dzieje się to na etapie projektu, ale przed jego rozpoczęciem, co pozwala na uwzględnienie dodatkowych wskazówek podczas planowania pracy w szerszym zakresie czasowym.
Warsztat pozwala również ustalić kluczowe elementy i funkcjonalności, które będą stanowić projekt. Jest to istotne, ponieważ konieczne jest skonfrontowanie początkowej złożoności funkcjonalności z różnymi zmiennymi po stronie klienta, choćby takimi jak przewidywany termin zakończenia projektu. Jeśli terminy i budżety pozwalają na ukończenie tylko części projektu w danym okresie, warto na przykład podjąć decyzję o składzie MVP, akronimu oznaczającego minimalny produkt wykonalny.
Skład MVP obejmuje kluczowe funkcjonalności, aby uruchomić produkt w jego minimalnej niezbędnej wersji. To rozwiązanie jest przydatne, gdy klient decyduje się na stworzenie wersji produktu, która pozwala na uzyskanie przychodów przy jednoczesnej poprawie UX/UI lub dodaniu większej liczby funkcjonalności w późniejszym czasie. Umożliwia to otrzymywanie informacji zwrotnych z rynku na temat potrzeb klienta końcowego — co działa, a co nie działa skutecznie, a tym samym umożliwia skuteczniejsze planowanie kolejnych etapów wdrożeń, przy jednoczesnym uwzględnieniu skupienia się na najważniejszych aspektach, które przyniosą określony efekt.
Warsztaty zapewniają również przestrzeń do dyskusji na temat komunikacji w trakcie projektu. Skuteczna komunikacja jest kluczowa w trakcie projektu, zarówno dla klienta, jak i zespołu, ponieważ umożliwia szybkie odpowiedzi na pytania, skuteczną weryfikację nieścisłości i dynamiczne rozwiązywanie problemów. Komunikację można prowadzić za pośrednictwem wiadomości e-mail lub przy użyciu narzędzi takich jak Slack, ale dobrym pomysłem jest również ustalenie rodzajów spotkań, które będą wymagane w trakcie projektu. Słabe zrozumienie i brak reakcji po obu lub jednej stronie w trakcie projektu może bardzo utrudnić jego pomyślne ukończenie, więc ten element nie powinien być pomijany ani niedostatecznie uwzględniany. Warsztat jest zatem istotną częścią planowania projektu, ponieważ pozwala zespołowi i klientowi omówić zasady komunikacji, co, jeśli zostanie pominięte, najprawdopodobniej negatywnie wpłynie na postęp prac w dalszej części. Projekty, w których nie przeprowadza się warsztatów w celu omówienia takich kwestii,Warsztaty zapewniają również przestrzeń do dyskusji na temat komunikacji w trakcie projektu. Skuteczna komunikacja jest kluczowa w trakcie projektu, zarówno dla klienta, jak i zespołu, ponieważ umożliwia szybkie odpowiedzi na pytania, skuteczną weryfikację nieścisłości i dynamiczne rozwiązywanie problemów. Komunikację można prowadzić za pośrednictwem wiadomości e-mail lub przy użyciu narzędzi takich jak Slack, ale dobrym pomysłem jest również ustalenie rodzajów spotkań, które będą wymagane w trakcie projektu. Słabe zrozumienie i brak reakcji po obu lub jednej stronie w trakcie projektu może bardzo utrudnić jego pomyślne ukończenie, więc ten element nie powinien być pomijany ani niedostatecznie uwzględniany. Warsztat jest zatem istotną częścią planowania projektu, ponieważ pozwala zespołowi i klientowi omówić zasady komunikacji, co, jeśli zostanie pominięte, najprawdopodobniej negatywnie wpłynie na postęp prac w dalszej części. Projekty, w których nie przeprowadza się warsztatów w celu omówienia takich kwestii, cierpią w dalszych fazach, bardzo ważne jest, aby dokładnie opisać przepływ na samym początku., bardzo ważne jest, aby dokładnie opisać przepływ na samym początku.
Określenie sposobu prowadzenia samego projektu jest również czymś, co dzieje się podczas warsztatów, a poświęcony na to czas ma wielką wartość. Istnieje wiele metodologii zarządzania projektami, a decyzja, która z nich będzie odpowiednia do pomyślnej realizacji projektu, leży w gestii PM, który powinien następnie wyjaśnić zasady wszystkim zaangażowanym i wskazać, jak je prawidłowo wdrożyć. Warsztaty umożliwiają zarówno klientowi, jak i zespołowi omówienie wyzwań, z którymi przyjdzie im się zmierzyć w projekcie i pozwalają im określić właściwy sposób prowadzenia projektu przez wszystkich. Popularnym rozwiązaniem jest metodologia Scrum, w której praca jest podzielona na sprinty; podczas projektu konieczne są spotkania Sprint Planning lub Sprint Review, w których ostatecznie uczestniczy zespół i klient (codzienne spotkania zwykle obejmują tylko zespół deweloperski i PM). Istnieją inne sposoby prowadzenia projektu, a warsztaty są skutecznym sposobem na wybranie najlepszej metodologii, ponieważ pozwalają uczestnikom na dokładniejszą analizę wszystkich wymagań. Praca nad projektem bez warsztatu często powoduje trudności na dalszych etapach.
Ważne jest również zdefiniowanie ról, które każdy będzie musiał pełnić w projekcie. Zarówno PM, jak i zespół projektowy, klient i inni uczestnicy powinni doskonale wiedzieć, jakie obowiązki każdy z nich będzie miał w trakcie całego procesu. Komunikacja i metodologia nie są skuteczne, jeśli nie wiadomo, za co będzie odpowiedzialny każdy uczestnik i ile czasu potencjalnie będzie wymagane od każdej ze stron. Każdy wkład jest ważny, a warsztat pozwala na przypisanie wkładu każdej ze stron w najbardziej efektywny sposób.
https://bitbag.io/pl/blog/najtrudniejsze-aspekty-kazdego-projektu-ecommerce
Warsztat jako narzędzie efektywnego przygotowania roadmapy
W przypadku dużego zakresu zadań, aby móc sprostać warunkom związanym z terminami, warsztat jest zdecydowanie niezbędny, aby określić, w jakich ramach czasowych zakładamy dostarczenie poszczególnych etapów projektu. Często zakłada się początkowo dostarczenie gotowego projektu, który jest w pełni gotowy do wdrożenia dla klientów w określonym terminie; więc podzielenie całości pracy, choćby wstępnie, na fazy może być bardzo przydatne na etapie warsztatu, czas na to przeznaczony jest wysoce korzystny.
Warsztat pozwala zarówno klientowi, jak i zespołowi stworzyć plan działania, który ma dużą wartość dla obu stron. Klientowi pozwala spojrzeć na projekt całościowo i zrozumieć założenia zespołu dotyczące podziału pracy w określonym przedziale czasowym; z drugiej strony dla zespołu jest to również cenna informacja, ponieważ pomaga uniknąć chaosu na etapie projektu; wiedząc, które etapy projektu zostaną wdrożone w określonych ramach czasowych. Poświęcenie czasu na przygotowanie takiego schematu podczas warsztatu jest świetną inwestycją w obniżenie poziomu trudności w późniejszym czasie.
Śledząc postęp projektu i porównując obecny etap z roadmapą stworzoną na warsztatach, można wyciągnąć cenne wnioski na temat tego, czy wszystko idzie zgodnie z pierwotnym planem. Pozwala to wyeliminować problemy, które mogłaby sugerować potencjalna rozbieżność, a czasami pozwala klientowi zmodyfikować decyzje dotyczące oczekiwanej daty dostarczenia projektu, aby umożliwić jego ukończenie w terminie zaplanowanym na warsztatach. Tak więc, w zależności od bieżącego projektu, może to skutkować rozszerzeniem zakresu zaległości projektu lub jego zawężeniem, aby móc dostarczyć cały projekt w określonych ramach czasowych.
W przypadku bardzo częstych zmian dotyczących backlogu projektu zaleca się aktualizowanie roadmapy pod kątem tych zmian. Oryginalnie utworzona roadmapa na etapie warsztatu może bardzo szybko stać się nieaktualna, jeśli zakres zadań się rozszerzy lub jeśli zakres projektu zmieni się drastycznie w trakcie projektu. Tak więc, chociaż jest to narzędzie mające na celu ułatwienie pracy nad projektem, odwoływanie się do roadmapy może zaszkodzić komunikacji w projekcie i zrozumieniu terminów. Jednak wszystkie działania ustalone podczas warsztatów powinny zapewnić, że to narzędzie będzie używane prawidłowo.
Podsumowując, roadmapa może być bardzo skutecznym narzędziem i zaleca się jej stworzenie w dowolnej wybranej formie podczas warsztatów, wybranej zgodnie z charakterem projektu i tym, czy projekt ma jasny termin i jasny zakres zadań do wykonania w określonym przedziale czasowym. Jest to bardzo ważna część warsztatów i wyjaśnia, dlaczego należy ją przeprowadzić; zapobiega ona napotkaniu nieoczekiwanych problemów przez wszystkie strony w późniejszym czasie.
Warsztat jako sposób na złagodzenie ryzyka
Jeśli na etapie warsztatu stworzono roadmape, można ją wykorzystać do analizy poszczególnych faz pracy i próby określenia potencjalnych problemów, na jakie możemy natrafić. Chodzi tu nie o to, aby na siłę szukać potencjalnych trudności, ale o przeanalizowanie miejsc, w których istnieje największe prawdopodobieństwo ich wystąpienia i już w trakcie warsztatu wypracować rozwiązania, aby ich uniknąć. Analiza pod tym kątem może umożliwić klientowi i zespołowi płynniejsze przejście przez potencjalne trudności, co ostatecznie wpłynie na wszystkie aspekty projektu, jak również na jego ostateczny wynik. Warsztat stwarza świetne środowisko do takich dyskusji, ponieważ możliwe jest rozbicie elementów projektu na mniejsze czynniki i omówienie ich dogłębnie, co ostatecznie przynosi duże korzyści pod względem oszczędności czasu na etapie pracy.
Warsztat jako przestrzeń do głębszego zagłębienia się w aspekty techniczne
Warsztat jest zatem niezbędny, aby ustalić schemat projektu i zaplanować zakres prac w określonych ramach czasowych. Jest to również najlepsze miejsce na rozszerzone dyskusje na temat technologii, które mają być wykorzystane na etapie pracy nad projektem. Jeśli klient lub jeden z uczestników po stronie klienta uczestniczący w warsztacie jest osobą techniczną, takie spotkanie może również pełnić funkcję konsultacji technicznej w celu podjęcia decyzji o konkretnych opcjach technologicznych dotyczących projektu i omówienia zalet i wad podjęcia decyzji o jednej z nich.
Często w przypadku złożoności funkcjonalności projektu istnieje możliwość wykorzystania konkretnego gotowego rozwiązania technologicznego, aby osiągnąć najlepsze, najszybsze i najskuteczniejsze rozwiązanie w celu osiągnięcia celu. Warsztaty, na których jest przestrzeń do skupienia się na bardziej zaawansowanej dyskusji z technicznego punktu widzenia, pozwalają nie tylko na omówienie takich opcji, ale także przynajmniej na przedstawienie kilku opcji na przykład dogłębnej analizy tego, co może ułatwić wybór prostszego sposobu na dokończenie tasowania znalezionego w złożoności funkcjonalności, dzięki przedstawieniu takiego porównania.
W przypadku BitBaga, który ma duże doświadczenie w technologii Sylius, warsztaty niejednokrotnie pozwoliły na analizę gotowych rozwiązań Sylius, które można wdrożyć w projekcie przy niewielkim nakładzie pracy, oszczędzając czas i zasoby klienta. To właśnie warsztaty często tworzą przestrzeń analizy, która to umożliwia.
Warsztaty pozwalają także na dogłębną analizę z perspektywy technologicznej i poszerzenie wiedzy klienta i zespołu na temat projektu. Jest to bardzo cenny czas dla wszystkich stron; pozwala on na bardziej efektywne wykorzystanie dostępnych narzędzi i idealne dopasowanie dostępnych opcji do określonych wymagań.
https://bitbag.io/pl/blog/przyczyny-niepowodzen-projektow-ecommerce
Podsumowanie
Warsztaty przedprojektowe przynoszą ogromną wartość. Czas i przestrzeń pozwalają w pełni przygotować projekt do rozpoczęcia i uniknąć nieoczekiwanych trudności. Są one tak samo kluczowe jak sama praca nad projektem, dlatego nie należy ich pomijać. Od planowania samego modelu współpracy na etapie projektu, po definiowanie ról każdej ze stron, definiowanie mapy drogowej, wybór odpowiednich rozwiązań technologicznych do budowy produktu - warsztaty są niezbędne i bardzo potrzebne do dopracowania wszystkich tych aspektów.
<div class="rtb-text-box is-blue-100">Więcej informacji o naszych warsztatach eCommerce znajdziesz na stronie - Warsztaty eCommerce "Od wizji do planu"</div>
{{cta-service-workshop="/pl/comp/cta"}}
