Czy da się nowego pracownika zdalnie wdrożyć do firmy tak, żeby zaszczepić w nim wartości, na których nam zależy, tak żeby poczuł się integralną częścią firmy i działał w zgodzie z przyjętymi normami kultury danej organizacji? Jak skutecznie przeprowadzić proces onboardingu online?

W dobie pandemii zdalny onboarding pracownika stał się niejako koniecznością, o ile łatwiej było wprowadzić kogoś w arkana firmowego świata, mogąc face-to-face nawiązać relacje, pójść razem na lunch czy spotkać się
w przerwie na kawie z zespołem. Świat jednak zmienia się na naszych oczach i praca zdalna już nie jest wyjątkiem, a trwale wpisuje się w codzienność szczególnie w branży IT. Jak zatem poradzić sobie z wyzwaniami, jakie ze sobą niesie-jak przeprowadzić onboarding pracownika skutecznie w duchu zachowania kultury organizacyjnej?

My w firmie BitBag pracowaliśmy zdalnie od zawsze, zatem wszystkie procesy musieliśmy zaprojektować zgodnie
z przyjętą formą, w tym oczywiście zdalny onboarding. Uczyliśmy się na własnych błędach, ale obecnie jesteśmy
z procesu dumni, co potwierdzają kolejni nowi pracownicy dołączający do teamu 🙂 Uchylmy więc rąbka tajemnicy.

Przyszły pracownik przeszedł etap rekrutacji, podpisał umowę i…co teraz? 

I tutaj pierwsza uwaga-zdalny onboarding zaczyna się już teraz!

Bardzo wiele firm o tym zapomina, pozostawiając nowo zrekrutowanych pracowników
w niepewności, prawie do ich pierwszego dnia pracy! Słyszałam nawet o sytuacji, w której osoba musiała się przypomnieć, że zaczyna niedługo, bo nikt się z nią nie skontaktował od czasu podpisania umowy!

Istotny jest czas, jaki pozostał nam do pierwszego dnia pracy tej osoby. Trzeba go odpowiednio zaplanować. Najczęściej spotkamy się z miesięcznym okresem wypowiedzenia, ale musimy też być elastyczni. Co, jeśli ktoś jest dostępny ‘od zaraz’ lub też wręcz przeciwnie-na specjalistów czeka się czasem i 3 miesiące. Trzeba zatem dostosować kolejne działania zgodnie z okresem, jaki mamy.

Najważniejsze na tym etapie procesu wdrożenia to wyznaczyć osobę wewnątrz organizacji, która będzie od początku do końca odpowiadała, za zdalny onboarding nowych pracowników. Nie ma nic gorszego niż rozbicie odpowiedzialności na kilka osób! Często wtedy dochodzi do problemów, zrzucania odpowiedzialności i zdań typu, ‘myślałem, że Ty to zrobisz’ – innymi słowy chaos. To nie najlepsze wrażenie, jakie możemy zrobić na przyszłym pracowniku. Nawet jeśli, ze względu na specyfikę stanowiska w proces wdrożenia online będzie zaangażowane więcej osób, niech odpowiedzialność za dopilnowanie poszczególnych elementów onboardingu spoczywa w rękach jednej, która zepnie wszystko w całość. W zależności, od wielkości organizacji może być to specjalista z HR-u (w przypadku dużych firm) lub członek zespołu do tego wyznaczony (w mniejszej organizacji). Ważne, żeby w obu przypadkach była to osoba zaznajomiona z funkcjonowaniem firmy, najlepiej z nieco dłuższym stażem. To na jej barki spada odpowiedzialność za kontakt i wyzwanie wdrożenia nowego pracownika. Niech zgromadzi ona potrzebne informacje, można stworzyć, np. bazy wiedzy. Co ułatwi proces dla kolejnych pracowników. Ważne, żeby zrobić to odpowiednio wcześniej tak, aby bez przeszkód móc przeprowadzić zdalny onboarding.

Warto zadbać by była to osoba pozytywna, profesjonalna i życzliwa-ona/on będzie dla nowego pracownika ‘twarzą’ firmy, a jak wiemy, pierwsze wrażenie robi się tylko raz, i chociaż może się to wydawać drobiazgiem, to naprawdę MA znaczenie. Lepszy będzie pracownik nawet z mniejszym doświadczeniem zawodowym, ale wzbudzający pozytywne odczucia niż ekspert-introwertyk 😉 w końcu zależy nam na skutecznej komunikacji. Jest ona podstawą pracy zdalnej.

Zdalny onboarding pracownika- pierwsze kroki

Pierwsze co powinna otrzymać nowa osoba to garść najważniejszych informacji. Każdy stresuje się nową pracą, a stres potęguje niewiedza, co nas czeka. Dobrze więc na tym etapie poinformować, jak cały proces zdalnego onboardingu będzie wyglądał i kto będzie za niego odpowiadał. Czy będziemy wysyłać jakieś dodatkowe informacje i jeśli tak, kiedy; jakie narzędzia będą potrzebne, czy wcześniej wyślemy do nich dostępy, czy należy podjąć jakieś działania przed pierwszym dniem etc.? Innymi słowy, co wydarzy się przed rozpoczęciem pracy,
a następnie w dniu godziny „0” po odpaleniu komputera, jak będzie wyglądał pierwszy dzień 🙂 To dobry moment na upewnienie się, że nie pojawiły się dodatkowe pytania lub wątpliwości, jeśli tak wyjaśnijmy je!

Chciałabym napisać, że to oczywiste, ale często słyszymy, że jednak nie dla wszystkich, bądźmy słowni, szczególnie w pracy! Jeśli obiecujemy, że odpiszemy na maila dnia następnego, to dopilnujmy tego! Diabeł znów tkwi
w szczegółach, dowodzi to, że osoba (a zatem firma) jest rzetelna, profesjonalna i…to właśnie upewnia nową osobę w słuszności swojej decyzji. Zadbajmy o to, by ton maila był profesjonalny, ale nie sztywny. W przeciwnym razie nowo przyjęty pracownik będzie się bał zadać pytania, żeby nie wyjść na osobę niekompetentną już na starcie onboardingu. A przecież zależy nam, żeby przeciwdziałać potencjalnym problemom generowanym brakiem informacji, które mogą utrudnić proces wdrożenia nowego pracownika czy nowych osób.

W zależności od czasu, szczególnie, jeśli jest on dłuższy od momentu rekrutacji do rozpoczęcia pracy-warto kontakt podtrzymać, budując w ten sposób efekt, „nie mogę się doczekać” (bycia częścią tej organizacji).

Zatem podsumowując – najważniejsze rzeczy do zapamiętania na tym etapie procesu onboardingu:

 

Pierwszy dzień – jak przeprowadzić wdrożenie pracownika online?

Wybiła godzina 0 – zaczynamy wdrożenie nowego pracownika online!

Na tym etapie najważniejsze postarać się, żeby mimo zdalnej formy onboarding miał nieco bardziej ludzki wymiar.

Jeśli we wdrożenie nowego pracownika będzie zaangażowane kilka osób, postarajmy się tak ułożyć plan, żeby nowo przyjęta osoba miała, chociaż chwilę przerwy, częstym błędem jest zaplanowanie co do minuty spotkania za spotkaniem, weźmy pod uwagę, że pierwszego dnia wszystko jest nowe, jeśli dosłownie zalejemy kogoś wiadrem nowych informacji, to istnieje duża szansa, że sporo z tego umknie. Dużo bardziej efektywne jest podzielenie całego procesu onboardingu na kilka dni, łatwiej jest też wtedy zaplanować harmonogram spotkań z zespołem. Nie utrudni to też pracy innym w firmie.

Na start w pierwszym dniu miłym akcentem będzie call powitalny, koniecznie z kamerką! Nowa osoba powinna taką informację otrzymać, jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Dobrze wiemy, że praca zdalna umożliwia nieco luźniejsze podejście do ubioru, nie chcemy przecież zaskoczyć nowego członka zespołu np. w piżamie lub
w rozczochranych włosach 😉 Call z kamerką pozwala obu stronom na dużo bardziej personalny kontakt, widzimy reakcje na twarzy, łatwiej jest siebie zrozumieć, poznać i można ‘zarazić uśmiechem’. Przy pracy zdalnej to jedyna forma bardziej personalnego kontaktu, niezwykle istotny punkt.

Na pierwszym callu powinniśmy:

  • Przywitać nową osobę lub nowych pracowników (jeśli jest ich więcej bo np. jest to onboarding dla kilku osób naraz) – niby oczywiste ale często pokrywane jednym zdaniem 😉
  • W skrócie podsumować jakie będą jej/ich kolejne kroki pierwszego dnia i w najbliższych kilku,
  • Wskazać gdzie znajduje się baza wiedzy, kompendium każdej organizacji,
  • Powiedzieć do kogo ma(ją) się zwracać w przypadku pytań.

Weźmy pod uwagę, że nowy pracownik jest zestresowany, więc postarajmy się, aby ta rozmowa miała przyjacielski ton, humor mile widziany, nic tak nie rozładuje atmosfery, jak jakiś subtelny żart sytuacyjny. Pamiętajmy, że od teraz to nasz nowy kolega/koleżanka z pracy więc pracujemy też nad naszą indywidualną relacją z tą osobą. To też jej pierwszy dzień. Warto podczas tego spotkania poznać nowego członka zespołu. Dobrze jest mieć jak najlepszy kontakt ze współpracownikami.

Ważne! Osoba odpowiedzialna za wdrożenie pracownika powinna zaplanować czas tak, żeby nie wzbudzać odczucia, że spieszy się na kolejne spotkania albo że ten cały onboarding to dla niej jakaś niezbyt ekscytująca konieczność! Postawmy się na miejscu nowej osoby-jak my odebralibyśmy takie zachowanie, jak wpłynęłoby ono na kształtowanie naszego zdania o nowej pracy?

Skuteczny onboarding zdalny – Tips & Tricks

W zależności od zajmowanego stanowiska dalsza część onboardingu będzie się różnić, ale warto ten początkowy etap przygotować, tak jak sami byśmy chcieli, żeby nami się zaopiekowano. Dobrze przeprowadzony zdalny onboarding dostarczy nowemu pracownikowi niezbędnej wiedzy, ale też pozostawi pozytywne wrażenie
i zmotywuje tym samym do pracy. Zdalnie nie powinno znaczyć bezosobowo czy nudno!

 Projektując onboarding pracownika online warto pamiętać o kilku punktach:

  • W procesie wdrożenia utrzymajmy balans pomiędzy ilością spotkań, a ilością materiałów z jakimi nowa osoba ma się zapoznać – przesada w żadną stronę nie jest wskazana; 
  • Wskażmy bazę wiedzy jeśli taka istnieje;
  • Pomóżmy poznać narzędzia potrzebne w codziennej pracy;
  • Poinformujmy nowego pracownika, o tym czego od niego wymagamy na etapie okresu próbnego – nie tylko o to co wchodzi w zakres jego obowiązków wynikających z umowy ale jakie cechy i wartości promowane są w firmie;
  • Przedstawmy członków zespołu, z którymi nowy pracownik będzie mieć styczność na co dzień, a także powiedzmy kim są najważniejsze osoby w firmie;
  • Postarajmy się zintegrować nowych pracowników z zespołem, np. poprzez gry online;
  • W myśl zasady nie ma głupich pytań – są tylko głupie odpowiedzi – to co dla nas jest oczywiste dla nowej osoby nie musi być – zachęcajmy do kontaktu, spotkań online;
  • Nie zostawiajmy nowego pracownika samemu sobie 2 czy 3 dnia to nie koniec onboardingu! Minie kilka tygodni zanim poczuje się ona/on częścią firmy czy zespołu – bądźmy dla niej/niego wsparciem;
  • Postarajmy się, aby to członkowie zespołu z wewnątrz firmy inicjowali spotkania, dobrze, żeby osoba odpowiedzialna za onboarding przedstawiła ich chociaż pokrótce, to pomoże w komunikacji;
  • Sprawdzajmy jak oceniają proces nowi pracownicy, najlepiej poprosić o feedback za nieco dłuższy okres czasu – nowa osoba będzie się najczęściej bała wyrazić szczerą opinię w ciągu pierwszych dni;
  • Adaptujmy proces onboardingu online, do czasu aż osiągniemy satysfakcjonujących efektów.

Podsumowując, projektując proces zdalnego onboardingu, pomyślmy o tym, jak byśmy się czuli na miejscu nowego pracownika. Co by nas stresowało, co chcielibyśmy wiedzieć (po zakończonym procesie rekrutacji) na każdym etapie i finalnie po jakim czasie my sami poczuliśmy się członkiem zespołu.

Ludzie naprawdę tak bardzo się od siebie nie różnią, istnieje zatem spore prawdopodobieństwo, że idąc tym tokiem rozumowania uda nam się stworzyć proces online, który będzie przyjemny dla obu stron. Z doświadczenia wiemy, że zakres obowiązków związany z zajmowanym stanowiskiem czy kwestie techniczne nie są tak stresujące, jak wejście w nowe środowisko-to większe wyzwanie.

Zdalny onboarding nie jest taki trudny. Warto zintegrowanie się z zespołem każdemu pracownikowi maksymalnie ułatwić. Trudno bowiem zatrzeć pierwsze wrażenie, szczególnie jeśli jest złe, co może wpływać na większą rotację zatrudnionych osób, a to znowu…no cóż, generuje koszta. Zadbajmy o to, by zniwelować stres pierwszych dni, ilość niewiadomych i stworzyć warunki, w których nowa osoba będzie mogła wykorzystać cały swój potencjał, jeśli zadbasz o pracownika, on zadba o Twoją firmę.